Wann benötige ich ein LMS? 7 Faktoren für den Selbstcheck

Tipps & Tricks Annika Willers · vor 5 Monaten

Ein Learning Management System, abgekürzt LMS, ist eine bewährte Grundlage der betrieblichen Weiterbildung. Doch irgendwie klingt es auch kompliziert und verstaubt. Ist ein LMS überhaupt die umfassende Lernlösung von heute? Die Computerwoche fand 2016, dass ein LMS nicht in jedem Fall notwendig ist, sondern dass es dann empfohlen wird, „wenn viele Lerneinheiten für viele Teilnehmer organisiert werden müssen“. Wir haben 7 Faktoren zusammengestellt, anhand derer Sie feststellen, ob ein LMS das Richtige für Sie ist.

LMS Auswahl

Muss es immer gleich ein unternehmensweites LMS sein? Oder reicht unter Umständen auch ein kleineres Tool? Jetzt prüfen anhand der folgenden Fragen:

1. Geht es um Wissenszuwachs im Unternehmen?

Sie fühlen sich verantwortlich für gezielte Schulung und Qualifizierung von Mitarbeitern? Damit haben Sie die erste Voraussetzung für ein LMS bereits erfüllt, denn Sie betreiben „Learning Management“. Dennoch muss ein LMS noch nicht unbedingt erforderlich sein. Präsenzschulung, PDF und E-Mail-Versand können theoretisch schon reichen, um Mitarbeiter nach und nach auf den gewünschten Lernstand zu bringen. Auch über Social Media wird heutzutage schon recht erfolgreich geschult.

Fazit: Wenn keiner der nun folgenden Punkte auf Sie zutrifft, sind Sie mit einem einfachen Projektmanagement-Tool besser beraten oder können Ihr Schulungsvorhaben auch über Ihr Social Intranet verwalten.

2. Soll das Wissen durch Online-Kurse vermittelt werden?

Sie haben sich aus unterschiedlichen Gründen für ein Schulungsprojekt in Form von E-Learning entschieden (beliebteste Gründe für E-Learning sind Kosteneinsparung, Zeitersparnis, eigenständiger Zugriff und unmittelbare Kontrolle (vgl. Studie „Dem Schulungsersteller auf der Spur“)). Dann brauchen Sie entweder einen Experten, der die gelieferten Materialien professionell in einen E-Learning Kurse umsetzt. Oder Sie verwenden ein Autorentool, welches Ihnen selbst das Erstellen und Online-Bereitstellen des Kursangebots möglich macht. Das Tool hilft Ihnen beim Gliedern der Inhalte in einzeln anklickbare Lernschritte, Hinterlegen von Videos und Animationen und vielem mehr. Ein LMS ist in der Regel nicht auf die Kurserstellung als solche ausgelegt, funktioniert aber in Kombination mit verschiedenen Autorentools. Manche Autorentools können auch ohne angegliedertes LMS eingesetzt werden; andere Autorentools sind hingegen direkt in einem LMS integriert. In diesem Fall spricht man von einem LCMS. Um den Dschungel der Begrifflichkeiten etwas aufzuhellen, haben wir hier eine Terminologie-Übersicht zusammengestellt.

Übrigens: Auch der Profi verwendet ein Autorentool. Jedoch sind diese speziellen Tools oft sehr umfangreich, teuer in der Anschaffung, und erfordern eine hohe Einarbeitungszeit.

Fazit: Lassen Sie Kurse entweder von Profis erstellen oder verwenden Sie ein intuitives Autorentool (einzeln oder im LCMS).

Kurserstellung im LCMS: Von PowerPoint Präsentation zum E-Learning Kurs.

3. Sollen unterschiedliche Kurse angeboten werden, je nach Lerngruppe oder Lernziel?

Turmbau zu Babel: Wenn Teilnehmer ungleichen Lernstand oder Schulungsbedarf aufweisen, unterschiedliche Sprachen sprechen oder von verschiedenen Trainern betreut werden, ist die Übersichtlichkeit schnell dahin (und manchmal auch der Erfolg des gesamten Projekts). Weiterhelfen kann hier eine Einteilung in Kategorien oder Lerngruppen. Solche Einteilungen können Sie sowohl im LMS als auch im LCMS mühelos vornehmen. Insofern gebe ich der Computerwoche recht (siehe oben), dass ein System zur Organisation von Kursen und Teilnehmern geeignet ist, dies vielleicht sogar das primäre Ziel ist.

Kursübersicht LCMS
Kurse im LCMS: Kategorien und Sprachkennzeichnung erleichtern die Übersicht.

Ob LMS oder LCMS ist in diesem Fall fast egal. Wichtiger ist, dass das System dynamisch auf die unterschiedlichen Bedürfnisse je nach Gruppe oder Lernziel eingeht und die Verwaltung dabei so einfach wie möglich gestaltet. Einfachheit ist hierbei das Stichwort, schließlich soll das System unterstützen, nicht mehr Arbeit machen! Ein viel zu groß angelegtes Talentmanagementsystem kann also kontraproduktiv sein. Ein zu kleines System dagegen kommt schnell an die Grenzen der Kapazität. Idealerweise wählen Sie daher ein System, das skalierbar ist, sich also bei Bedarf in Größe und Umfang anpassen lässt.

Fazit: Ein LMS oder LCMS schafft Struktur. Doch es soll unterstützen und nicht noch mehr Arbeit machen! Das konkrete System sollte daher mit Bedacht ausgewählt werden.

Starres LMS
Starr und vorsintflutlich wirkt manches LMS. Das muss nicht sein!

4. Werden Teilnehmer und Lernziele wechseln?

Um Mitarbeiter mit (E-Learning) Kursen entsprechend ihrer Lernziele zu versorgen, begeben Sie sich nun auf die Suche nach dem geeigneten System. Sie können sich dabei richtig gut vorbereiten, einen Anforderungskatalog aufstellen, Anbieter-Pitches durchführen und vieles mehr. Aber in die Zukunft schauen können Sie nicht! Was wenn Ihre sorgfältige Planung in wenigen Jahren hinüber ist, weil sich die Mitarbeiterzahl bis dahin verdoppelt hat? Oder weil nun doch und ganz plötzlich eine neue Technologie wie Augmented Reality überall eingesetzt werden soll?

Mein Tipp: Lassen Sie sich von diesen Eventualitäten nicht verrückt machen. Setzen Sie stattdessen auf ein flexibles System, am besten Software-as-a-Service, welches mit technischen und kulturellen Entwicklungen mitgeht. Oder das sich notfalls kündigen und durch ein anderes System ersetzen lässt. Wenn Sie erst für Tausende von Euro ein System installiert haben, das nun leider nicht mehr zeitgemäß oder bedarfsgerecht ist, fällt der Wechsel schwer.

Fazit: Ob LMS oder ein anderes System: Flexibilität ist gefragt. Lizenzbasierte Modelle gibt es für alle Systemgrößen und –kategorien.

5. Werden auch Kunden und externe Partner geschult?

Solange die Mitarbeiterschulung vollständig intern stattfindet, geht es bei der Systemfrage fast „nur“ um Features und Benutzeroberfläche. Sind aber auch Externe betroffen, Kunden oder Partner beispielsweise, kommt eine entscheidende Komponente dazu: die Art des Zugangs. Einerseits müssen Schulungen für Externe zugänglich sein (z. B. als Cloud-Lösung), andererseits muss der Schutz der internen Daten gewährleistet werden.

Nehmen wir das Beispiel eines externen Partners, den die Produktschulung ebenso betrifft wie die internen Produktions- und Vertriebsmitarbeiter. Soll dieser Zugriff zum hauseigenen LMS erhalten indem die Software auch beim Partnerunternehmen installiert wird? Die Option ist denkbar, wirft aber viele Sicherheitsfragen auf. Die zweite Möglichkeit wäre, für den Partner die Inhalte der Schulung zu kopieren und in anderer Form als im LMS zur Verfügung zu stellen, zum Beispiel als PDF. Auch diese Option ist denkbar. Aber sie ist unpraktisch, weil die Online-Version im hauseigenen LMS immer wieder aktualisiert wird – ein PDF aber weiter existiert, selbst wenn eine aktuelle Version hinterhergeschickt wurde. Dieses „Verzetteln“ will man mit E-Learning ja grade vermeiden. Die dritte Option finde ich daher die geschickteste: Eine Software-as-a-Service Lösung verwenden, die nicht auf Installation auf hausinternen Rechnern beruht, sondern ausschließlich über den Browser zugänglich ist. Somit sind für alle Teilnehmer – intern oder extern – dieselben Voraussetzungen gegeben.

Fazit: Statt klassischem LMS lieber eine Software lizensieren, die nicht ins hauseigene System des Kunden oder Partners eingreift (browser-basiert).

6. Benötige ich statistische Auswertungen und einen Leistungsnachweis?

Reportings zu Lernverhalten und –ergebnissen zählen für viele Unternehmen zu den wichtigsten Vorteilen einer professionellen E-Learning Lösung. Daher sind Analysetools auch bei fast allen E-Learning Produkten vorhanden. Dennoch gibt es große Unterschiede, vor allem was den Fokus der Auswertung betrifft. Ein LMS legt den Fokus in der Regel auf die globale Messung des Lernverhaltens: Welche Kurse wurden besucht und erfolgreich abgeschlossen? Welche Maßnahmen benötigt der Teilnehmer als nächstes? Beim LCMS hingegen liegt der Fokus stärker auf der Kursauswertung: Wurden alle Schritte abgeschlossen? Wie sind die Ergebnisse verteilt? Welche Anmerkungen wurden gemacht? Das Feedback dient der Verbesserung der Kurse und somit der effektiveren Qualifizierung. Globale Auswertungsmöglichkeiten gibt es in der Regel trotzdem und vice versa gibt es auch im LMS Möglichkeiten zur genauen Kursauswertung. Darüber hinaus erledigen die Systeme für Sie den Leistungsnachweis. Durch automatische Auswertung aller Testfragen kann der Teilnehmer – direkt im Anschluss an den Kursbesuch – sein Zertifikat empfangen. Oder eben nicht, falls die Punktzahl nicht ausreicht.

Fazit: Ein LMS oder LCMS ist sinnvoll. Legen Sie aber den Fokus fest, bevor Sie ein System auswählen: globale Messung oder Kursauswertung.

Reporting
Statistiken und Reporting im LMS / LCMS

7. Sollen Teilnehmer individuelle Lernpfade einschlagen?

Was soll nun mit den Lernergebnissen passieren? Ist ein Leistungsnachweis und ggf. Feedback zur Kursverbesserung ausreichend, siehe Punkt 6? Oder soll der Teilnehmer auf eine individuelle Lernreise geschickt werden, basierend auf den Kursergebnissen? Wenn dieser Punkt zutrifft, ist eine einfache E-Learning Lösung normalerweise nicht mehr ausreichend und auch manches LMS kommt an seine Grenzen. Hier kommt eine Learning Experience Plattform (LEP) mit adaptiven Lernpfaden ins Spiel. Für professionelles Talentmanagement in großem Umfang fast unverzichtbar; allerdings ist solch eine aufwendige Lösung natürlich recht kostenintensiv. Eins ist sicher: der Trend zu anpassungsfähigen Lösungen mittels künstlicher Intelligenz wächst. Hier wird es in der kommenden Zeit sicher noch einige Neuerungen geben.

Fazit: Wenn richtiges Talentmanagement gefragt ist, benötigen Sie evtl. eine weitreichendere Lösung, z. B. eine Learning Experience Plattform.

Schlussfolgerung

Ein LMS ist eine gute Wahl wenn der Schulungsbedarf über die bloße Bereitstellung von Inhalten (elektronisch oder live) hinausgehen soll. Doch es muss nicht gleich ein kompliziertes LMS plus Autorentool sein. Eine einfachere Lösung wie ein LCMS, welches Kurserstellung und Verwaltung kombiniert, tut in den meisten Fällen genauso gute Dienste.

Wichtiger noch: LMS ist nicht gleich LMS. Es gibt umfangreiche und teure Systeme, bei denen bereits die Bereitstellung viel Zeit und Geld kostet. Einmal auf dieses System festgelegt, fällt es schwer zu anderen Lösungen zu wechseln wenn der Bedarf sich ändert (das kommt schließlich immer mal vor). Neben der Art des Systems spielt daher die Art der Bereitstellung eine mindestens genauso wichtige Rolle. Viele Systeme werden heute cloudbasiert angeboten, wodurch sich Zugriffsmöglichkeiten und Flexibilität erhöhen. Dies sollte jedoch nicht zu Kosten der Sicherheit gehen. Weder interne Informationen noch persönliche Daten sollten jemals in Gefahr geraten. Überprüfen Sie mögliche Anbieter Ihrer Wunschlösung daher genau auf Sicherheit; außerdem natürlich auf Anwendung, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Support.

Was erwarten Schulungsverantwortliche von E-Learning Software und Co?

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