Vorteile von SaaS-Online-Trainings für Unternehmen

Software-as-a-Service (SaaS) gehört schon fast zu den gängigen Begriffen in der IT-Welt, doch was genau steckt hinter dem Begriff? Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen?
Die Optimierung von Lernprozessen ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung: Das Budget ist begrenzt, die Zeit ist knapp und die Verantwortlichen sind nicht leicht von neuen Vorschlägen zu überzeugen. Daher wird es Zeit, Software-as-a-Service auf den Grund zu gehen.

Für viele Unternehmen kommen deshalb teure Eigenentwicklungen im E-Learning nicht infrage. Deshalb macht es für diese Firmen Sinn, sich mit der Einführung einer Software als Dienstleistung – also Software-as-a-Service (SaaS) – auseinanderzusetzen. Mit solchen Lösungen können ohne großen Aufwand und mit geringem (Investitions-)Risiko Online-Trainings für Mitarbeiter, Partner und Kunden realisiert werden – und das ohne bestehende Systeme verändern zu müssen.

SaaS-Lernplattformen: 5 Vorteile plus 1

Software-as-a-Service-Lernplattformen sind cloudbasiert. Sie werden also auf externen Servern eines Dienstleisters bereitgestellt. Damit einher gehen die folgenden 5 wettbewerbsentscheidende Vorteile für Unternehmen – plus 1.

1. Direkt startklar bei geringen Investitionen
   Unternehmen gehen mit SaaS-Lösungen ein geringes Investitionsrisiko ein. SaaS-Anwendungen können ohne großen Aufwand in bestehende IT-Strukturen integriert werden. Die Anschaffung von neuen Servern oder Software oder eine kostenintensive Eigenentwicklung ist nicht notwendig. SaaS-Lernplattformen sind sofort einsatzbereit. Alles was gebraucht wird, ist ein Browser – auf einem Laptop, Tablet oder Smartphone.
2. Minimaler Verwaltungsaufwand
   Der aus der Entwicklung und Einführung eines eigenen Learning Management Systems resultierende Verwaltungsaufwand wird auf das Allernötigste reduziert: dazu zählen Entwicklungs-, Installations- und die laufenden Betriebskosten. Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen eingespart, die dem Kerngeschäft des Unternehmens und der Entwicklung qualitativ hochwertiger Inhalte zur Verfügung stehen.
3. Für die Technik ist der Dienstleister verantwortlich
   SaaS-Anbieter übernehmen die Pflege der zugrundeliegenden Hard- und Softwaresysteme und sorgen für die zuverlässige Bereitstellung der Services. Sie sind dafür verantwortlich, dass mit regelmäßigen Updates alles auf dem neusten Stand der Technik ist.
4. Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind garantiert
   Als Unternehmen kann man sich sicher sein, dass SaaS funktioniert: Viele andere Unternehmen nutzen die angebotene Lösung bereits. SaaS-Anbieter legen daher sehr großen Wert auf die Zuverlässigkeit der Technik und Benutzerfreundlichkeit der Software.
5. Die Lernplattform wächst einfach mit Ihren Anforderungen
   SaaS ist auch im eigenen Unternehmen skalierbar und lässt sich jederzeit an den aktuellen Trainingsbedarf anpassen – ohne in neue Hardware investieren und sich um die Auslastung Gedanken machen zu müssen.

Mithilfe von APIs ist es möglich, SaaS-Plattformen an hausinterne ERP-Systeme anzubinden. Das erleichtert den Austausch von Daten wie z. B. die Zuordnung von Namen und E-Mail-Adressen zwischen dem Unternehmen und der Online-Trainingsplattform.

Internes LMS vs. ausgelagertes SaaS

Falls ein betriebsinternes Learning Management System (LMS) bereits existiert, ist es oft auf die längerfristige Personalentwicklung ausgerichtet. Eine SaaS-Plattform hingegen dient dem kompetenzbasierten Online-Training. Eine SaaS-Lösung kann für sich alleine stehen, aber auch schon bestehende LMS sinnvoll und kostengünstig ergänzen kann.

Bei SaaS-Trainings stehen Lerninhalte in kleinen, einzeln abrufbaren „Lernhäppchen“ zur Verfügung. Das Stichwort dazu lautet Microlearning bzw. Micro-Online-Training. Mit diesem Ansatz können Lernende schnell und je nach konkretem Bedarf auf Inhalte zugreifen, so wie es ihre Position und Situation gerade erfordert – also kompetenz- und bedarfsbasiert. Solche Trainings werden z. B. auch von Bosch Rexroth bei Industrieschulungen eingesetzt.

Ein Beispiel: Ein junger Mann soll ein Kritikgespräch, am nächsten Tag führen. Es ist sein erstes Gespräch dieser Art. Er weiß noch nicht genau, wie es abläuft und worauf zu achten ist. Er weiß jedoch, dass es ein Micro-Online-Training zum Thema „Mitarbeiterführung“ gibt. Darauf kann er schnell von überall aus zugreifen und sich die passenden Kapitel herauspicken. Diese können Inhalte wie z. B. Videos oder Checklisten enthalten. Der junge Mann lernt so innerhalb weniger Minuten, worauf es bei einem Kritikgespräch ankommt und kann sogar noch eine von der Trainingsplattform auf sein Tablet heruntergeladene Checkliste mit ins Gespräch nehmen.

Blended Learning: Micro-Online-Trainings mit Präsenzveranstaltungen kombinieren

Micro-Online-Trainings bieten auch die Möglichkeit, Präsenzschulungen nachhaltiger zu gestalten. Zum Beispiel können Fragen, die nach Produktschulungen vor Ort auftreten mit Micro-Online-Trainings aufgefangen werden: Denn bei der alltäglichen Benutzung von neuen Produkten kommen die meisten Fragen auf. In solchen Fällen kann dann „mal eben“ auf das entsprechende Kapitel im Microtraining zugegriffen und somit die Frage ohne größeren Aufwand direkt geklärt werden. Diese Kombination von Vor-Ort-Trainings und Micro-Online-Trainings macht Schulungen wirklich nachhaltig effektiv und besonders wertvoll für Unternehmen.
Daher sollten gute SaaS-Trainigsplattformen auch den Zugriff von mobilen Endgeräten ermöglichen, damit die Inhalte in jeder Situation und jederzeit abrufbar sind.

So soll SaaS sein

Die Integration von SaaS-basierten Lernplattformen in Unternehmen ist ein Leichtes. SaaS-Lösungen, bzw. cloudbasierte Online-Trainingsplattformen, haben den entscheidenden Vorteil einfach und ohne großen Aufwand an die bestehende IT-Infrastruktur angekoppelt werden zu können und diese sinnvoll zu ergänzen.
SaaS-Lösungen sind sofort einsatzbereit und eine aufwändige Installation und Bereitstellung ist nicht nötig. Sie eignen sich hervorragend für Microtrainings, da Inhalte bei Bedarf einfach und schnell aktualisiert und ausgetauscht werden können. Gute SaaS-Anbieter ermöglichen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Inhalte – egal von welchem Endgerät aus: Phablet, Laptop, Tablet oder Smartphone.

Zum Thema Datenschutz: Beachten Sie den Standort der Server des SaaS-Anbieters

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Nutzung einer cloudbasierten Online-Trainingslösung, sollte es zum Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter darauf achten, in welchem Land sich die Server des Dienstleisters befinden. Viele Unternehmen nutzen Server in den USA. Dort kann mithilfe des Patriot-Acts, jederzeit, also ohne richterliche Anordnung auf die dort gespeicherten Daten zugegriffen werden. Nicht nur bei sensiblen Inhalten ist dies nicht wünschenswert. Daher ist es bei der Auswahl des Anbieters wichtig nachzuhaken, wo sich die Server befinden – idealerweise ist das Rechenzentrum in der EU und der Anbieter unterliegt den strengen europäischen Datenschutzgesetzen.