Buy or rent? Welche Vorteile bieten On-Demand Software Lösungen?

E-Learning Trends Sina Burghardt · vor 3 Monaten

Seit Jahren zeigt sich auf dem Markt eine immer größer werdende Anzahl von Software-Lösungen, die „On-Demand“ angeboten werden, anstelle von selbst gehosteten „On-Premise“ Lösungen. Da sich On-Demand Software-Anbieter als Dienstleister und Partner verstehen, u.a. was das Hosting betrifft, verwenden sie auch den Begriff „Software-as-a-Service“ (SaaS). Die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO wirft erneut die Frage auf, ob Software-as-a-Service (SaaS) personenbezogene Daten ausreichend schützt. Oder ist es sogar andersherum? Inwieweit sind Daten bei On-Premise Lösungen geschützt? Was sind also die Besonderheiten von SaaS-Lösungen und was gilt es zu beachten?

Buy or rent?

Vielleicht haben Sie sich selbst auch schon die Frage gestellt, ob es sinnvoll ist, statt einer On-Premise Lösung über ein Software-as-a-Service Produkt nachzudenken. Aber wissen Sie genau, worauf Sie bei der Auswahl des Produkts achten sollten? Wir haben verschiedene Aspekte von A wie Aufwand bis Z wie Zuverlässigkeit hier für Sie zusammengefasst.

Aufwand

Im Gegensatz zu On-Premise Lösungen, die eine lange Vorbereitungszeit für Installation und Implementierung benötigen, sind On-Demand Lösungen wie Software-as-a-Service sofort einsatzbereit. Auch der Verwaltungsaufwand ist bei SaaS-Plattformen geringer, denn die hauseigene IT-Administration entfällt in der Regel. Die Verantwortung für die Wartung der Software sowie Backups und Sicherheit liegt beim Anbieter. So muss hier keine weitere Zeit investiert werden. Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten: Support. Ein zuverlässiger Helpdesk ist ein wichtiger Pluspunkt bei vielen SaaS-Systemen. Nehmen wir zum Beispiel das Thema Mitarbeiterschulung: SaaS-Lernplattformen können ohne Weiteres parallel zu Ihren im Unternehmen bestehenden IT-Systemen genutzt werden. Dadurch kann die Einführung eines solchen Systems ohne technischen Aufwand betrieben werden und bedarf unter Umständen auch weniger Absprachestufen innerhalb des Unternehmens.

Benutzerfreundlichkeit

Nicht nur bei der Installation und der Instandhaltung der Systeme fällt der Aufwand für Sie im Normalfall geringer aus. Auch bei der eigentlichen Nutzung bestechen viele Software-as-a-Service Lösungen durch ihre Einfachheit. Durch unkomplizierte Anwendung und intuitives Design ist die Nutzung auch für Ihre Mitarbeiter einfach verständlich, die eventuell nicht so vertraut mit der Technik sind.

Gerade im Bereich E-Learning sind benutzerfreundliche Systeme das A und O. Bei Trainings, die eine regelmäßige Wiederholung erfordern – vielleicht gibt es bei Ihren Produkten kontinuierliche Aktualisierungen oder Ihre Mitarbeiter müssen jährlich das Compliance Training durchlaufen – bieten sich Learning Management Systeme an. Sie sind sinnvoll, da sie die Nachhaltigkeit der Schulungen unterstützen und zusätzlich als eine Art Back-Up bei der alltäglichen Anwendung der neuen Inhalte in der Praxis dienen. So können Sie beispielsweise einen E-Learning Kurs im SaaS-LMS als Nachbereitung eines Vor-Ort-Trainings anbieten, der als Wissensressource für die Mitarbeiter dient. Eine hervorragende Anwendung von Blended Learning sein.

Benutzerfreundlichkeit

Corporate Identity

Oftmals bietet sich die Möglichkeit zum Branding der Software. Durch die Einbindung Ihres firmeneigenen Logos und die Anpassung des Farbschemas in der eigenen Corporate Identity, fühlen sich Ihre Mitarbeiter in der Umgebung wie zuhause. Diese Anpassung gilt im Normalfall für On-Demand und On-Premise Lösungen gleichermaßen.

Datensicherheit

Ein sensibles und wichtiges Thema beim E-Learning ist der Datenschutz. Ganz besonders steht dieses Thema natürlich seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 im Vordergrund. Hier sollten Sie die Anbieter auf Seriosität und Verlässlichkeit prüfen – schauen Sie sich zum Beispiel Erfahrungsberichte von bestehenden Kunden an oder recherchieren Sie selbst noch weiter. Die Rechenzentren von seriösen Dienstleistern sind hochsicher, zertifiziert und werden permanent überwacht. Leider können On-Premise Lösungen mit dieser professionellen Überwachung und Aktualisierung nicht immer mithalten.

Achten Sie besonders darauf, dass keine US-amerikanischen Dienste genutzt werden, die den strengen Datenschutzbestimmungen oftmals nicht genügen können. Die Server sollten zu guter Letzt also auf EU-Boden stehen, so können Sie sicher sein, dass die Vorschriften der DSGVO eingehalten werden.

Effizienz

Mit der Nutzung ganz einfach im Browser starten? Großer Vorteil einer browserbasierten On-Demand Lösung ist ihre Effizienz. Können Nutzer sich ortsunabhängig über den Browser einloggen, läuft Online-Training viel effizienter ab, als wenn es an bestimmte Geräte gebunden ist.

Darüber hinaus gestaltet sich in einigen Fällen auch die Anwendung als Manager/Trainer äußerst effizient mit SaaS. Coursepath beispielsweise bietet Autorentool und Kurserstellung direkt in der Browser-Version mit an. So können Sie innerhalb weniger Minuten Online Trainings für Ihre Mitarbeiter erstellen, wie etwa durch die Konvertierung einer PowerPoint Datei in einen Kurs. Aktualisierungen der Kursinhalte setzen Sie online um, sodass die Änderungen direkt für all Ihre Kursteilnehmer sichtbar werden und jeder stets mit den aktuellsten Informationen arbeitet. Der Zugriff – für Sie zum Bearbeiten oder für Ihre Teilnehmer zum Lernen – erfolgt plattformunabhängig – egal ob Sie mit Windows, Mac oder mobilen Geräten arbeiten. So wird die Produktivität und Flexibilität erhöht und es bleibt mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

SaaS als effizientes Tool: Im LMS lassen sich vorhandene PowerPoints schnell in E-Learnings konvertieren.

Flexibilität

Mit On-Demand Software sind Sie deutlich flexibler. Die Software lässt sich nach Bedarf skalieren und so auch an Ressourcen anpassen. Pausieren und später wieder aktivieren ist mit Software-as-a-Service auch möglich, ohne dass Ihre eigene Hardware ungenutzt bleibt. Aber nicht nur der Nutzungszeitraum ist für Sie flexibel, auch die Zugriffsmöglichkeiten. Da Sie lediglich einen Web-Browser benötigen, erfolgt der Zugriff auf die Plattform standort- und geräteunabhängig. Ihre Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, auch im Außendienst oder im Home Office auf alles zuzugreifen. Zum Beispiel können sie ihr Wissen mit einem Blick in die Produktschulung schnell auffrischen. Vielleicht arbeitet Ihr Unternehmen international? Oder national aber mit vielen Standorten? Oder Ihre Mitarbeiter arbeiten im Schichtbetrieb? Egal was hier Ihr individueller Ausgangspunkt ist: Software-as-a-Service bietet Ihnen eine zentrale Plattform. Und auch zeitliche Flexibilität spielt hier eine große Rolle: außerhalb der regulären Öffnungszeiten besteht weiterhin Zugriff auf die Plattform.

Integration

Falls nötig können Sie SaaS-Lernplattformen auch in bestehende Systeme einbinden. Achten Sie daher darauf, dass die Plattform API-Schnittstellen zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können z. B. Nutzerdaten aus HR-Systemen importiert werden oder Lernergebnisse zurückgespielt werden. Single Sign-on ist mithilfe der API auch einfach möglich.

Kosten

Software-as-a-Service qualifiziert sich gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen durch ein geringes Investitionsrisiko. Die Anschaffung von Hardware wie z. B. Servern entfällt, es entstehen keine Installationskosten. Die Betriebskosten werden kalkulierbarer und bereiten Ihnen weniger Kopfschmerzen. Denn Sie profitieren von flexiblen, transparenten Abrechnungsmodellen, die abhängig von Nutzung und Bedarf skalierbar sind. Laut einer Studie der Berater von McKinsey liegen die Einsparungen durch SaaS-Lösungen bei etwa 30%. Um einen gesamten Kostenvergleich zwischen SaaS und On-Premise Lösung zu ziehen, eignen sich Rechner, die auch die langfristigen Kosten mit einbeziehen und so die Total Cost of Ownership (TCO) berechnen.

Kosten einsparen

Weiterentwicklung

Zwar handelt es sich bei SaaS-Lösungen um ein standardisiertes Produkt, aber da die Software kontinuierlich angepasst wird, profitieren Sie von allen Entwicklungen – auch denen, die andere Kunden mit auf den Weg gebracht haben. Zudem haben die Anbieter zumeist eine Roadmap mit anstehenden Entwicklungen, die Sie durch eigenes Feedback oder Requests for Change mit beeinflussen können. Eine SaaS-Plattform ist für Sie also zukunftssicher, anpassungsfähig und kein statisches Produkt. Sie entwickelt sich kontinuierlich weiter, basierend auf neuen Anforderungen und technischen Neuerungen.

Updates und Upgrades, die bei On-Premise Systemen einen weiteren Kostenpunkt darstellen, gehören zum Service der On-Demand Software, sodass keine unerwarteten Kosten für Erneuerungen bzw. Umstellungen auf Sie zukommen. Außerdem ist das Risiko keinen Support für veraltete Software zu bekommen hinfällig.

Zuverlässigkeit

Da die Software als Service von einem Dienstleister angeboten wird, können Sie davon ausgehen, dass das Produkt schon durch andere Nutzer getestet und für gut befunden wurde. Eine große User-Anzahl gibt zusätzlich die Sicherheit, dass das System reibungslos funktioniert. Achten Sie hier auf die Up-Time Garantie: diese sollte mindestens bei 99,9% liegen. D. h. sollte es widererwartend doch einmal zu einer Down-Time kommen, wird der Dienstleister umgehend für eine Lösung sorgen.

On-Demand Software bietet viele Vorteile gegenüber On-Premise Lösungen: ein vergleichsweise geringerer Aufwand bei geringerem Investionsrisiko sowie eine effektive, flexible und zuverlässige Software-Lösung mit kontinuierlichen Weiterentwicklungen. Außerdem bieten viele Systeme Integrationsmöglichkeiten und Anpassungen an die firmeneigene Corporate Identity. Wenn Sie dann noch auf einen seriösen Partner setzen, der die sensiblen Daten DSGVO-konform in der EU hostet, dann steht Ihrer On-Demand-Nutzung einer benutzerfreundlichen Software nichts mehr im Weg.


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