Wie starte ich mit meinem Schulungsvorhaben?

Tipps & Tricks Annika Willers · vor 3 Monaten

Die Schulung und Qualifizierung von Mitarbeitern ist ein komplexes Unterfangen und bedarf vieler Vorbereitungsschritte. Ganze Lehrgänge beschäftigen sich mit der Produktion von Kursen und Kursmaterial. Hier setzen wir einfacher an und konzentrieren uns auf 5 grundlegende Schritte für interne Schulungsprojekte mit E-Learning Unterstützung. Wie Sie ohne professionelle Hilfe Ihre eigene E-Learning Schulung vorbereiten und durchführen, zeigen wir in diesem Artikel.

Arbeitsplatz mit Laptop und Büchern

1. Zielgruppe und Lernziele festlegen

Der erste Schritt im Schulungsprojekt ist die Vorbereitung auf das Lernziel – den Sinn und Zweck des gesamten Unterfangens. Jedes Unternehmen und jede Abteilung verfolgt individuelle Lernziele, doch stellen wir uns einmal vor, es gehe um Mitarbeiter aus der Fertigung, die zur Mitarbeit an einem Produkt qualifiziert werden sollen. In diesem Fall notieren Sie: Fertigungsabteilung (120 Mitarbeiter) und Selbstständige Mitarbeit am Produkt XY. Aus dem Lernziel wird die Lernmethode abgeleitet. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass Sie sich für E-Learning entschieden haben, doch ist es natürlich ebenso gut möglich, Präsenzschulung oder einen Methodenmix (Blended Learning) anzubieten.

Auch wenn Ihnen völlig klar ist, um welches Lernziel es bei Ihrem Schulungsprojekt geht, halten Sie es einmal schriftlich fest und führen Sie es sich ab und zu vor Augen. Es hilft Ihnen, den Fokus auf dem Wesentlichen zu behalten. Vielleicht stellen Sie hierbei fest, dass es unterschiedliche Lernziele gibt oder Lerngruppen mit unterschiedlichen Voraussetzungen starten?

Arbeitsplatz mit Laptop und Büchern
Klare Übersicht: Wer soll zu was geschult werden?

Gleiches gilt für die Zielgruppe. Das schönste E-Learning Projekt nützt nichts, wenn es nicht für die Zielgruppe erstellt wurde und deren Anforderungen und Bedürfnisse erfüllt. Vielleicht ist die Zielgruppe eher jung und video-affin? Vielleicht schätzen es Personen aus der Zielgruppe, umfassendes Hintergrundwissen in Textform zu erhalten, vielleicht ist aber auch von vorherein klar, dass lange Texte nicht gelesen werden? Sie können mit einem E-Learning Kurs zwar niemals allen Wünschen gerecht werden. Aber Sie können die Darstellung der Inhalte auf grundlegende Eigenschaften der Zielgruppe anpassen und somit darauf hinarbeiten, bestmögliche Lernergebnisse zu erzielen.

Tipp: Auch wenn es sich um unterschiedliche Lerngruppen und/oder –ziele handelt: Starten Sie mit nur einem Kurs. Diesen können Sie später duplizieren und anpassen.

2. Team zusammenstellen

Die wenigsten Schulungsersteller sind ganz alleine für ein Schulungsprojekt verantwortlich, meist sind Kollegen, Assistenten, IT oder Dienstleister involviert. Für den Review-Prozess ist es tatsächlich auch besser, wenn andere Personen beteiligt sind und Fachwissen und Feedback beisteuern.
Dennoch ist es mit einer übersichtlichen E-Learning Software auch möglich, allein Kurse zu erstellen. In diesem Fall übernehmen Sie mehrere bzw. alle der nun folgenden Rollen und Aufgaben.

Folgende Rollen sind während des Schulungsprozesses wichtig und sollten von einer oder mehreren Personen übernommen werden:

  • Als Autor erstellen Sie den E-Learning Kurs. Ggf. gibt es hier noch Verfasser außerhalb des E-Learning Kurses, z. B. Fachexperten, die PowerPoint Präsentationen oder (Produkt-)Videos erstellen. Tipp: Wenn der Verfasser eine größere Rolle in Ihrem Schulungsprozess trägt, weisen Sie auch ihm eine Autorenrolle zu.
  • Der Auditor überprüft die eingestellten Inhalte und später auch die dazugehörigen Lernergebnisse.
  • Der Assistent übernimmt die Verwaltung im Hintergrund. Das Hinzufügen, Gruppieren und ggf. Entfernen von Kursteilnehmern gehört hier u. a. dazu.
  • Als Trainer begleiten Sie den Lernprozess mit den Teilnehmern, d.h. Sie bewerten offene Fragen und Essay-Aufgaben, geben Feedback und beantworten ggf. aufkommende Fragen der Teilnehmer.

Am Anfang des Schulungsprozesses ist logischerweise der Autor am meisten gefragt. Doch es hilft, wenn Sie sich über die weiteren Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten bereits jetzt im Klaren sind und ein Team zusammenstellen, das über die weiteren Schritte gemeinschaftlich entscheidet.

Diskussion im Team
Im Team bekommt der Schulungsprozess Dynamik und profitiert von neuen Blickwinkeln. Zu groß sollte das Team aber nicht sein, um die Entscheidungsprozesse nicht zu behindern.

3. Material sammeln

In den allermeisten Fällen ist bereits Material für den Schulungszweck vorhanden. Gute Beispiele sind: PDF mit Spezifikationen und technischen Daten, veranschaulichendes Videomaterial oder PowerPoint Präsentation über wichtige Funktionen und Merkmale.

Sichten Sie das Material und überlegen Sie, welche Bestandteile davon theoretisch brauchbar für die E-Learning Schulung sind. Diese Bestandteile sind möglicherweise noch zu lang oder kurz, zu vage oder zu detailliert. Machen Sie sich darüber zu diesem Zeitpunkt keine Sorgen. Wichtiger als die Ausgestaltung ist, dass Sie das Grundgerüst des Kurses aufstellen können.

Sind bisher kaum Informationen oder nur lose Textbausteine vorhanden, empfiehlt es sich, eine provisorische PowerPoint Präsentation zusammenzustellen, in der das Wissen Schritt für Schritt zusammengetragen wird. Der Grund für diese Vorgehensweise: Eine PowerPoint Präsentation ist die einfachste Vorlage zum Erstellen eines E-Learning Kurses. Sie können die Folien durch Software in ein E-Learning Format konvertieren lassen und haben dadurch direkt eine Lernstruktur angelegt.

Konvertierte PowerPoint Präsentationen sind die ideale Ausgangsposition zur Kurserstellung.

4. Software auswählen

Jetzt haben Sie einen Grundstock an Schulungsmaterial vorliegen und haben die grundlegenden Zuständigkeiten unter Ihren Kollegen aufgeteilt. Jetzt kann es im Grunde auch losgehen.
Die meisten Software-Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an. Es wird empfohlen, diesen Testzeitraum direkt zur konkreten Kurserstellung zu nutzen. So stellen Sie unmittelbar fest, ob die Software zu Ihren Anforderungen passt.

Testen Sie dasselbe Grundmaterial, z. B. die bereits angesprochene PowerPoint Präsentation, in verschiedenen E-Learning Systemen oder Autorentools und notieren Sie die Vor- und Nachteile. Falls Sie nach Ablauf des Testzeitraumes noch keine endgültige Software-Entscheidung getroffen haben – dies ist nicht selten der Fall, schließlich spielen noch viele weitere Faktoren eine Rolle bei der Software-Auswahl – bitten Sie die jeweiligen Software-Anbieter, den angelegten Kurs gespeichert zu halten. So haben Sie nach Vertragsunterzeichnung wieder Zugriff auf Ihre bereits angelegten Inhalte.

Benutzerfreundlichkeit und Funktionalitäten geben den Ausschlag bei der Software-Entscheidung. Darüber hinaus hat jeder Anwender seine eigenen Anforderungen.

5. Loslegen und on-the-go verbessern

Glückwunsch! Sie sind offizieller Akademie-Besitzer, bzw. Inhaber eines Autorentools, und können die Kurserstellung nun im vollen Umfang angehen.

Knüpfen Sie dazu bei Ihrer Testversion an. Durchlaufen Sie zunächst diesen provisorisch angelegten Kurs und notieren Sie, was Ihnen auffällt. Möglicherweise liegt es jetzt einige Zeit zurück, dass Sie den Kurs angelegt haben und so haben Sie einen mehr oder weniger frischen Blick darauf. Nutzen Sie diesen Abstand! In Zukunft wird die „Betriebsblindheit“ für diesen Kurs zunehmen und Sie sind zunehmend auf das Feedback anderer angewiesen.

Falls Sie in der Testversion mit einer konvertierten PowerPoint Präsentation gearbeitet haben: Achten Sie besonders auf die Verwendbarkeit der Folien. Was fällt Ihnen auf? Sind die Folien im E-Learning Format gut lesbar? Sind die Inhalte verständlich? Wo kann Text entfernt werden, wo fehlen Hintergrundinformationen? Sind die Folien optisch ansprechend oder könnten sie durch eine einheitliche Bildsprache verbessert werden? Tipps zur Aufbereitung von PowerPoint Folien haben wir hier zusammengestellt.

Von PPT zu E-Learning
Grundmaterial wird für das E-Learning passgenau aufbereitet.

Überarbeiten Sie nun die PowerPoint Präsentation in aller gebotenen Ruhe und Sorgfalt und konvertieren Sie die Folien erneut, am besten direkt als neuen Kurs. Nun fügen Sie weitere Inhalte wie Videos, Texte und Anhänge hinzu. Außerdem entwerfen Sie Testfragen. Stellen Sie möglichst nach jedem Lernschritt eine Frage. Das hält die Teilnehmer am Ball und überprüft das erforderliche Wissen an Ort und Stelle.

Laden Sie nun sich selbst und andere Mitarbeiter als Test-Teilnehmer ein und überprüfen Sie den Kurs auf seine inhaltliche und didaktische Qualität. Nutzen Sie die Kommentar-Felder in jedem Lernschritt für Ihre Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge. Als letzte Instanz laden Sie den Auditoren ein und verwerten sein Feedback. Dann kann es endlich losgehen. Der Assistent fügt die Teilnehmer hinzu und der Trainer verfolgt deren Aktivitäten. Bleiben Sie auch hier aufmerksam und überprüfen Sie den Kurs immer wieder auf seine Wirksamkeit. Nichts wäre schlimmer als anzunehmen, dass der Kurs nun „fertig“ wäre und ohnehin nichts mehr geändert werden könne. Denn auch der am sorgfältigsten vorbereitete Kurs kann in der Praxis ganz anders angenommen werden als in der Theorie.

Also: Ändern Sie Inhalte, ergänzen und schreiben Sie Notizen notfalls in die Kommentarfelder. Eine browserbasierte E-Learning Plattform zeigt dem Teilnehmer stets die aktuelle Fassung des Kurses an. Nutzen Sie diese Eigenschaft des E-Learnings und sorgen Sie damit für eine zielführende Lernumgebung, die Mitarbeiter und Unternehmen weiter bringt.

Erweitern Sie Ihr Kursangebot außerdem regelmäßig. Neue Module oder Aufbaukurse halten das Wissen der Teilnehmer frisch. Durch aufeinander aufbauende Kurse (Lernsequenzen) haben Sie außerdem die Möglichkeit, Lerngruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten abzuholen: während manche Lerngruppen den ersten Kurs als Einführung benötigen, steigen fortgeschrittene Lerngruppen erst bei Kurs 2 oder 3 ein. So vermeiden Sie Frust und Langeweile und führen alle zusammengehörenden Teilnehmer letztendlich wieder in einer einzigen Lernumgebung zusammen.

Lernsequenzen Screenshot
Beispiel von Lernsequenzen

Fazit: Schulung vorbereiten ohne Stress

Mit ein wenig Vorbereitung ist ein Schulungsvorhaben relativ schnell umgesetzt. Den Ausschlag gibt dabei das Basismaterial: sind gute PowerPoint oder Video-Vorlagen vorhanden, kann ein E-Learning Kurs innerhalb weniger Wochen fertig gestellt sein, auch ohne professionelle Hilfe. Ein wenig Finetuning wird jedoch immer nötig sein, schließlich ist E-Learning ein ganz anderes Medium als ein Vortrag oder ein Text-Dokument. Nehmen Sie die Herausforderung ernst: der Erfolg wird an Ihren Teilnehmern und der Lernkurve sichtbar sein. Doch übertreiben Sie es auch nicht: E-Learning ist eine praxisnahe Methode der Wissensvermittlung und dient der Verbesserung des alltäglichen Arbeitslebens. Als nicht mehr und nicht weniger sollte es betrachtet werden.


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