PDF ist nicht tot. Einfach erstellt und verbreitet, ist es noch immer ein Favorit unter den gängigen Kommunikationsmitteln. Leider mangelt es ihm deutlich an Flexibilität und Kontrollierbarkeit, sodass wir uns längst auch neuen Wegen wie dem E-Learning zugewandt haben. Trotzdem fragen wir uns: können wir Wissensmanagement modern gestalten, ohne auf die altbewährten Mittel wie PDF ganz zu verzichten?
Kommunikationswege im Laufe der Zeit: aus Papier wird PDF, aus PDF wird E-Learning.
Word Dokumente und PowerPoint Präsentationen sind noch immer die beliebtesten Mittel zum Sammeln von Schulungsinhalten wie Arbeitsanweisungen, Produktbeschreibungen und Hintergrundwissen. Umgehend ins „Portable Document Format“ (PDF) umgewandelt, bietet sich eine schnelle Lösung, Informationen aufzubereiten und sicher zu verschicken. Auch „elektronisches Papier“ genannt (Why PDF), tut sich PDF speziell dadurch hervor, transportabel, einfach und nicht-proprietär zu sein, also durch jede druckfähige Software erstellt werden zu können (u. a. durch Textverarbeitungsprogramme, Rechentabellen oder Scans). Fast jeder hat Zugang zu der benötigten Software und kann Inhalte schnell erstellen und verändern.
Ist ein Dokument jedoch erst einmal in Umlauf gebracht, gibt es kaum Kontrolle darüber, ob, wann und durch wen die Inhalte gelesen wurden. Fragen wie „Wurde die Datei tatsächlich geöffnet?“, „An wen wurde die Datei weiter geschickt?“, „Wurde die alte Version aus dem Umlauf genommen?“ bleiben offen. E-Learning-Anwender wissen daher die Flexibilität, Interaktivität und Transparenz von Online-Tools zu schätzen. Dennoch: die Vorliebe zu altbewährten Tools wie Word, Excel und PowerPoint bleibt, grade wenn es um alltägliche Abläufe und schnelles Niederschreiben von Informationen geht. Was wäre daher naheliegender, als solche Dateien nach dem Erstellen in E-Learning umzuwandeln, und eine effektivere Verbreitung herzustellen?
Der einfachste Weg, PDF Dokumente in sicheres, interaktives und nachvollziehbares Informations- und Schulungsmaterial umzuwandeln, geht über E-Learning Software wie Coursepath, die PDF-Konvertierung in ihren Service integriert. So lassen sich vorhandene Dokumente in Sekundenschnelle in Online-Trainings konvertieren (siehe Video). Inhalte sehen ansprechend aus, lassen sich einfach überarbeiten und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten und Resultate. Außerdem ist der gesamte Inhalt zentralisiert in einer Plattform gesammelt, wo Firmenwissen sehr viel übersichtlicher aufzufinden ist als in lose verschickten Dokumenten.
Die folgenden 3 Aktivitäten integrieren PDF in modernes Online-Training:
Eine PDF-Vorlage wirkt im Online-Training am besten, wenn sie gut vorbereitet und ansprechend gestaltet ist:
PDF als Trainingsgrundlage erspart eine Menge Arbeit. Wie aber erreicht ein Anwender, dass Trainings auch für Teilnehmer besser werden? PDF – das „elektronische Papier“ – allein kann dem einfach nicht gerecht werden. Es ist sehr gut darin, Informationen effizient zu transportieren. Was aber fehlt, ist der interaktive Part, der dem Lernenden hilft, Inhalte besser zu verarbeiten und zu verstehen.
3 Tipps für mehr Interaktivität:
Sowohl PDF als auch E-Learning sind tendenziell individuelle Lernansätze, da Lernende den Inhalt in ihrer eigenen Zeit besuchen. Sie sehen das Trainingsangebot oft als ihre persönliche Verantwortung und das obwohl grade im Online-Bereich vielfältige Mittel zur Zusammenarbeit bereit stehen. Eine Plattform sollte daher stets dazu anregen, Diskussionsforen, Kommentare und Rückfragen zu nutzen. So wird aus einem (PDF-basierten) E-Learning ein sozialer Prozess. Wie sich die Lernresultate dadurch verbessern, lässt sich im Reporting selbst verfolgen.
Sie sehen, aus PDF wird schnell ein interaktives Lernelement. Geben Sie dieses Format also nicht zu schnell auf! Nutzen Sie die alten und die schnell konvertierten Dokumente und verbreiten Sie Wissen neu!
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