PDF als E-Learning Material – durch Konvertierung zum Trainingserfolg

PDF ist nicht tot. Einfach erstellt und verbreitet, ist es noch immer ein Favorit unter den gängigen Kommunikationsmitteln. Leider mangelt es ihm deutlich an Flexibilität und Kontrollierbarkeit, sodass wir uns längst auch neuen Wegen wie dem E-Learning zugewandt haben. Trotzdem fragen wir uns: können wir Wissensmanagement modern gestalten, ohne auf die altbewährten Mittel wie PDF ganz zu verzichten?

Kommunikationswege im Laufe der Zeit: aus Papier wird PDF, aus PDF wird E-Learning.

PDF: neue Wege für ein „altes“ Format

Word Dokumente und PowerPoint Präsentationen sind noch immer die beliebtesten Mittel zum Sammeln von Schulungsinhalten wie Arbeitsanweisungen, Produktbeschreibungen und Hintergrundwissen. Umgehend ins „Portable Document Format“ (PDF) umgewandelt, bietet sich eine schnelle Lösung, Informationen aufzubereiten und sicher zu verschicken. Auch „elektronisches Papier“ genannt (Why PDF), tut sich PDF speziell dadurch hervor, transportabel, einfach und nicht-proprietär zu sein, also durch jede druckfähige Software erstellt werden zu können (u. a. durch Textverarbeitungsprogramme, Rechentabellen oder Scans). Fast jeder hat Zugang zu der benötigten Software und kann Inhalte schnell erstellen und verändern.

Ist ein Dokument jedoch erst einmal in Umlauf gebracht, gibt es kaum Kontrolle darüber, ob, wann und durch wen die Inhalte gelesen wurden. Fragen wie „Wurde die Datei tatsächlich geöffnet?“, „An wen wurde die Datei weiter geschickt?“, „Wurde die alte Version aus dem Umlauf genommen?“ bleiben offen. E-Learning-Anwender wissen daher die Flexibilität, Interaktivität und Transparenz von Online-Tools zu schätzen. Dennoch: die Vorliebe zu altbewährten Tools wie Word, Excel und PowerPoint bleibt, grade wenn es um alltägliche Abläufe und schnelles Niederschreiben von Informationen geht. Was wäre daher naheliegender, als solche Dateien nach dem Erstellen in E-Learning umzuwandeln, und eine effektivere Verbreitung herzustellen?

3 Wege vom PDF zum Online-Training

Der einfachste Weg, PDF Dokumente in sicheres, interaktives und nachvollziehbares Informations- und Schulungsmaterial umzuwandeln, geht über E-Learning Software wie Coursepath, die PDF-Konvertierung in ihren Service integriert. So lassen sich vorhandene Dokumente in Sekundenschnelle in Online-Trainings konvertieren (siehe Video). Inhalte sehen ansprechend aus, lassen sich einfach überarbeiten und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten und Resultate. Außerdem ist der gesamte Inhalt zentralisiert in einer Plattform gesammelt, wo Firmenwissen sehr viel übersichtlicher aufzufinden ist als in lose verschickten Dokumenten.

Die folgenden 3 Aktivitäten integrieren PDF in modernes Online-Training:

1. Hochladen/Konvertieren – Der Anwender wählt ein PDF Dokument (oder eine PowerPoint Präsentation) und lädt die Datei hoch – üblicherweise dauert dies wenige Sekunden. Die jetzt entstandenen Schritte (vormals Seiten) können beliebig verschoben und mit Tests und Multimedia weiter angereichert werden.
2. Anhängen – Egal ob der Kurs neu aufgebaut oder durch Konvertierung erstellt wurde: weiteres Material hinzuzufügen sollte immer möglich sein! Zu den Möglichkeiten zählen Anhänge in einzelnen Schritten oder am Ende des Kurses. Auch können Extraseiten, wie Unternehmensseiten, zum Unterbringen zusätzlicher Dateien verwendet werden.
3. Aktualisieren – Unbedingt sollte auch immer die Originaldatei behalten werden. Diese kann am schnellsten angepasst und einfach wieder hochgeladen werden. Der Vorteil: statt lose verschickter aktualisierter Versionen, haben alle Teilnehmer stets die eine aktuelle Version abrufbar in der Plattform.

Tipps zur PDF-Vorbereitung

Eine PDF-Vorlage wirkt im Online-Training am besten, wenn sie gut vorbereitet und ansprechend gestaltet ist:

• Arbeiten Sie nach dem „Weniger ist mehr“ Prinzip. Überladen Sie das Dokument nicht mit Informationen. Der Microlearning Ansatz gibt wertvolle Aufschlüsse zur zeitgemäßen Aufbereitung „in Häppchen“.
• Wählen Sie ein Hochformat, wenn Ihre Teilnehmer überwiegend über mobile Endgeräte auf das Training zugreifen. Wählen Sie dagegen ein Querformat, wenn Sie davon ausgehen, dass Trainings überwiegend am Computer-Bildschirm gelesen werden.
• Beginnen Sie jede Seite mit einem neuen Thema. Im konvertierten PDF ist nämlich jede Seite ein neuer Trainingsschritt.
• Erweitern Sie Ihr PDF (und das Training) mit Multimedia-Elementen wie Grafiken und Bildern, und strukturieren Sie den Inhalt möglichst übersichtlich mit Aufzählungszeichen und Zwischenüberschriften.

Wie entsteht das „bessere Trainingsmaterial“?

PDF als Trainingsgrundlage erspart eine Menge Arbeit. Wie aber erreicht ein Anwender, dass Trainings auch für Teilnehmer besser werden? PDF – das „elektronische Papier“ – allein kann dem einfach nicht gerecht werden. Es ist sehr gut darin, Informationen effizient zu transportieren. Was aber fehlt, ist der interaktive Part, der dem Lernenden hilft, Inhalte besser zu verarbeiten und zu verstehen.

3 Tipps für mehr Interaktivität:

1. Video einbetten – Dass lebendige Videoclips Lernmaterial interessanter machen, weiß jedes Kind. Zugegeben, ein Video zu produzieren, ist längst nicht so einfach wie ein PDF zu erstellen und zu konvertieren. Aber Hilfsmittel wie Screencasts und Audio-Slideshows stehen bereit und lassen Sie Material drittanbieterunabhängig erstellen und einbetten.
2. Fragen stellen – E-Learning Software hilft Ihnen bei der schnellen Erstellung von Tests und Umfragen. Wie immer liegt es dabei an Ihnen, aus dem Angebot an Multiple Choice, Single Choice, Wahr/Falsch, Texteingabe und Bewertungsskalen eine ansprechende Mischung zu finden.
3. Eine Community aufbauen – Lernen ist ein sozialer Prozess! Integrieren Sie so viel wie möglich auch sozialen Austausch, Feedback und Diskussion in Ihrer E-Learning Plattform. So gewährleisten Sie, dass Teilnehmer die Plattform regelmäßig besuchen, Informationen verarbeiten und einander beim Verständnis helfen.

Von individuellem Lernen zum sozialen Wissensaustausch

Sowohl PDF als auch E-Learning sind tendenziell individuelle Lernansätze, da Lernende den Inhalt in ihrer eigenen Zeit besuchen. Sie sehen das Trainingsangebot oft als ihre persönliche Verantwortung und das obwohl grade im Online-Bereich vielfältige Mittel zur Zusammenarbeit bereit stehen. Eine Plattform sollte daher stets dazu anregen, Diskussionsforen, Kommentare und Rückfragen zu nutzen. So wird aus einem (PDF-basierten) E-Learning ein sozialer Prozess. Wie sich die Lernresultate dadurch verbessern, lässt sich im Reporting selbst verfolgen.

Sie sehen, aus PDF wird schnell ein interaktives Lernelement. Geben Sie dieses Format also nicht zu schnell auf! Nutzen Sie die alten und die schnell konvertierten Dokumente und verbreiten Sie Wissen neu!