Erfolgreiches Mitarbeiter-Onboarding mit neuen Technologien

E-Learning Trends Manuel Yasli · vor 4 Monaten

Gute Mitarbeiter zu finden ist eine Sache. Gute Mitarbeiter dann auch zu halten wieder eine ganz andere. Dabei spielt schon das Onboarding eine entscheidende Rolle. Onboarding ist der Prozess, mit dem Sie neue Mitarbeiter „mit an Bord holen“, also in Ihr Unternehmen integrieren. Ein gut organisiertes (Online)-Onboarding hat viele positive Effekte für die neuen Mitarbeiter, erleichtert Ihnen die Arbeit und reduziert die Abwanderungsquote (churn rate). Denn laut Aberdeen Group entscheiden sich 90% der neuen Mitarbeiter in den ersten sechs Monaten dafür oder dagegen, weiter im Unternehmen zu arbeiten.

Onboarding
Onboarding: Wie Sie die Zeit vor dem ersten Arbeitstag effektiv nutzen

Nachhaltiges Mitarbeiter-Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen:

  1. Die Zeit vor dem ersten Arbeitstag
  2. Die Vorstellung interner Abläufe, der neuen Aufgaben und des Teams
  3. Die Sicherstellungsphase, in der überprüft wird, dass alles wie vorgesehen und im Sinne des Unternehmens funktioniert

In diesem Beitrag wollen wir uns mit der ersten Phase – der Zeit vor dem ersten Arbeitstag – beschäftigen. Sie könnten Ihren neuen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen per Post oder per E-Mail zukommen lassen. Könnten Sie – das macht aber sehr viel Arbeit und hat viele Nachteile. Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie den Onboarding-Prozess mithilfe einer Online-Plattform gestalten und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Identifizierung mit dem neuen Unternehmen

Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Lassen Sie also Ihre neuen Mitarbeiter schon zu diesem Zeitpunkt nicht allein und binden Sie sie aktiv ein. Legen Sie bzw. Ihre Personalabteilung großen Wert darauf, dass sich neue Mitarbeiter schnellstmöglich mit dem Unternehmen identifizieren und sich willkommen fühlen. Beispielsweise ist es eine gute Idee, neuen Kollegen einen direkten Ansprechpartner zur Seite zu stellen, der dauerhaft für ihre Betreuung der neuen Kollegen zuständig ist und ihr dauerhafter Ansprechpartner ist. Das macht das Ganze noch persönlicher.

Materialien online stellen und Interaktion ermöglichen

Auf einer Plattform für das Online-Onboarding können Willkommensmaterialien, wie z. B. ein digitales Einführungsheft, das Firmenportrait, das Leitbild des Unternehmens etc. zur Verfügung gestellt werden. Auf eine solche cloudbasierte Internetplattform können beliebig viele neue Mitarbeiter jederzeit und von überall zugreifen. Neben den Info-Materialen können Sie auch notwendige Formulare einfügen. Diese können dann von den neuen Mitarbeitern – falls notwendig – schon vor Arbeitsbeginn ausgefüllt werden.

Das klingt Ihnen zu statisch? Ein Vorurteil, das bei E-Learning oftmals auftritt. Als Nachteile beim E-Learning werden vor allem zu jeweils über 50% der fehlende persönliche Kontakt und fehlende Gruppendynamik genannt (vgl. „Dem Schulungsersteller auf der Spur – Die umfassende Studie zur internen Schulungserstellung in Unternehmen“). Das muss aber nicht so sein: geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern schon beim Onboarding-Kurs die Möglichkeit zur Interaktion mit ihren Kollegen. Falls Fragen zu den Materialien auftreten, können diese direkt online gestellt und beantwortet werden. Oft sind die Mitarbeiter ja noch in laufenden Beschäftigungsverhältnissen und können Sie nur schlecht zu den üblichen Arbeitszeiten anrufen. So können die Fragen zeit- und ortsunabhängig gestellt werden. Ausgefüllte Formulare können direkt hochgeladen und von der Personalabteilung weiterbearbeitet werden. Bei Dateiformaten gibt es in der Regel keine Einschränkungen, achten Sie aber darauf, dass die Dokumente bearbeitet werden können.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier und bringt Sie einem papierlosen Büro ein Stück näher.

Neue Informationen zeitlich takten

Damit die neuen Mitarbeiter den Überblick nicht verlieren und nicht überfordert werden, stellen Sie die Materialien und Formulare am besten nach und nach zur Verfügung. Diese Funktion bieten gute Online-Trainingsplattformen standardmäßig an.

Bahnhofsuhr
Onboardingmaterialien zeitlich takten und Überforderung vermeiden

Beispielsweise können Sie in den ersten Tagen des Onboardings Zugriff auf allgemeine Informationen über das Unternehmen geben. In den nächsten Tagen schalten Sie dann Formulare frei. So erhalten die neuen Mitarbeiter im Laufe eines Monats vor Arbeitsbeginn immer mehr Informationen und Sie führen die neuen Kollegen langsam und gezielt in Ihr Unternehmen und die zugehörige Unternehmenskultur ein.

Ein großer Vorteil: Sind die Informationen und der Prozess in der Onlineplattform einmal aufgesetzt, können Sie diese ohne Aufwand beliebig oft einsetzen. Dadurch wird auch gewährleistet, dass alle neuen Mitarbeiter eine ähnliche Willkommensphase durchlaufen und Sie ein einheitliches Bild Ihres Unternehmens vermitteln.

Sozialen Austausch online fördern

Durch die auf Online-Trainingsplattformen verfügbaren sozialen Kollaborationsmöglichkeiten können zukünftige Kollegen Kommentare hinterlassen oder Direktnachrichten versenden und sich vorab kennenlernen. Sie fördern so vorab schon die persönliche (Online-)Kommunikation. So können die Neulinge auch direkt mit dem für das Onboarding verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen kommunizieren. Es kann auch Sinn ergeben, dass sich „alte“ und neue Mitarbeiter auf diese Weise miteinander austauschen. Dazu können gezielt Online-Räume bereitgestellt werden. Auf diese Weise entsteht bereits ein Netzwerk und neue Mitarbeiter fühlen sich nicht alleingelassen. Die Schaffung eines Buddy-Systems ist ebenfalls nützlich. Erfahrene und gut integrierte Mitarbeiter kümmern sich um die Einarbeitung des neuen Kollegen. Der Buddy spielt auch in der zweiten Phase des Onboardingprozesses eine wichtige Rolle. Weitere Tipps zum Thema finden Sie hier.

Vorteile einer Online-Plattform für das Onboarding

Was sind nun die Vorteile einer Online-Trainingsplattform? Sie müssen den Prozess nur einmal aufsetzen, dann läuft alles größtenteils automatisiert ab. Anpassungen lassen sich leicht vornehmen und stehen dann direkt online zur Verfügung. Online-Trainingsplattformen erlauben es Ihnen nachzuvollziehen, wer wann aktiv gewesen ist. So wissen Sie, ob sich der neue Mitarbeiter die Materialien auch angesehen hat. Wenn Sie (einfache) Aufgaben zur Wissensüberprüfung stellen, erlaubt Ihnen die Auswertung der Testfragen festzustellen, wie effektiv das Onboarding ist und es gegebenenfalls noch anzupassen. Mithilfe der Plattform können außerdem unkompliziert Benachrichtigungen verschickt werden: Egal, ob es sich um automatische Erinnerungsnachrichten oder Einladungen zu Vor-Ort-Terminen handelt. Nicht jeder muss auf alles Zugriff haben: Sie können die Rechte und Rollen je nach Teilnehmer managen. Vielleicht gibt es ja bestimmte Informationen, die nur für Mitarbeiter in bestimmten Abteilungen relevant sind. Außerdem haben Sie eine zentrale, immer verfügbare und sichere Online-Plattform – vor allem bei nach ISO 27001 zertifizierten Software-as-a-Service-Anbietern. Solche Plattformen sparen Anschaffungs- und Wartungskosten. Sie brauchen keine umfassenden Technikkenntnisse, Sie müssen lediglich die Inhalte einstellen.

Das klingt interessant für Sie? Mehr Informationen zu Vor- und Nachteilen der eigenen Kurserstellung finden Sie im Whitepaper „Dem Schulungsersteller auf der Spur – Die umfassende Studie zur internen Schulungserstellung in Unternehmen.“

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