Einarbeitung mit E-Learning unterstützen – Wie kann das aussehen?

E-Learning Trends Annika Willers · vor 8 Monaten

Onboarding und erste Einarbeitungszeit sind etwas ganz Persönliches. Eine intensive Zeit des Kennenlernens und des Einfindens in eine neue Rolle. Wie sinnvoll ist es, solch einen individuellen und empfindsamen Prozess digital ablaufen zu lassen?

Die einen sagen: geht gar nicht. Die anderen sagen: Das geht! Nicht immer werden Ausbilder bzw. Ansprechpersonen überhaupt vor die Wahl gestellt, sondern die Ausbildungs- und Onboardingprozesse von oben vorgegeben. Sie als Leser dieses Artikels scheinen aber eine gewisse Freiheit zu haben, und auch den Plan, die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter strukturiert anzugehen. Hier haben wir einige Tipps und Anregungen für Sie.

Einarbeitung als Start im neuem Team

Grundgedanken einer guten Einarbeitung

Bevor es mit den Möglichkeiten digitaler Unterstützung losgeht, sollten wir kurz bei der Grundidee der Einarbeitung und Ihrer Rolle als Ausbilder oder Ansprechperson innehalten. Das Ziel der Einarbeitung ist es in den meisten Fällen, einen neuen Mitarbeiter ins Team zu bringen. Der englische Begriff „Onboarding“ spiegelt das schön wider: der Mitarbeiter wird ins Boot geholt; in eine Crew, die von gegenseitiger Unterstützung abhängig ist, um das Boot sicher von Ziel zu Ziel zu navigieren. Darüber hinaus geht es darum, ihn mit seinem Arbeitsbereich vertraut zu machen und Verantwortung für eigene Aufgaben übernehmen zu lassen.

Nach dem AWAKE Prinzip der Führungshaltung (Marco Weißer) stehen für diesen Prozess 5 Elemente zentral, die der Ausbilder bzw. die Ansprechperson beachten sollte, wenn die Einarbeitung beide Seiten zufriedenstellen und den Mitarbeiter langfristig binden soll.

  • Anerkennung
  • Wertschätzung
  • Aufmerksamkeit
  • Kommunikation
  • Empathie

Hierbei ist der Ausbilder gefragt, dem Auszubildenden (sprich: dem neuen Mitarbeiter) mit Anerkennung für bereits kleine Leistungen und Fortschritte zu begegnen und die – anfangs geringe aber doch vorhandene – Unterstützung wertzuschätzen. Er ist außerdem angehalten, dem Gegenüber mit Interesse und Aufmerksamkeit zu begegnen, also als Mensch und nicht als bloßer Mitarbeiter, deutlich zu kommunizieren und sich empathisch in die Situation des anderen hineinzuversetzen.

Es läuft schlicht darauf hinaus, dass ein Austausch stattfinden muss zwischen Ausbilder und Auszubildendem, der über reine Informationsweitergabe hinausgeht. Dem neuen Mitarbeiter muss die Gelegenheit gegeben sein, sich ganz im Sinne seiner Persönlichkeit und seiner bisherigen Erfahrung einzubringen und hier konkretes Feedback zu erhalten. Er muss sich geschätzt und anerkannt fühlen, sodass er weiß ob und wie er sein neues Unternehmen unterstützen kann. Diese Kommunikation kann mit digitalen Mitteln unterstützt werden – wenn es richtig gemacht wird.

E-Learning als wirksame Ergänzung zur persönlichen Einarbeitung

Ein Ansprechpartner, der sich in die individuelle Situation des Neuen hineinversetzen kann und persönlich seine Wertschätzung ausdrückt, ist ein Grundstein für erfolgreiche Einarbeitung, der kaum von digitalen Mitteln ersetzt werden kann. Dennoch kann E-Learning den Ausbilder unterstützen und entlasten – sodass mehr Zeit für persönliche Gespräche und Feedbackrunden bleibt – indem man es nutzt zum:

  1. Informationsfluss bündeln
  2. Nachschlagwerk einrichten
  3. Feedback sammeln

Wie kann das aussehen?

Neues Arbeitsumfeld
Strukturierte Informationen helfen dabei, sich im neuen Arbeitsumfeld sicher und am richtigen Platz zu fühlen.

1. Informationsfluss bündeln

Die ersten Einarbeitungstage sind oft gekennzeichnet von einem unfassbaren Informationsfluss auf der einen Seite – und tatenlosem Warten auf Input und Aufgaben auf der anderen Seite. Neben dem Rundgang durch Räume und Infrastruktur, bei dem die gängigen Prozesse und Systeme kurz vorgestellt werden, lernt der Mitarbeiter viele Kollegen kennen, deren Namen, Gesichter und Tätigkeitsfelder er sich merken muss. Bald darauf folgen fachliche Informationen, vielleicht unterstützt durch gedrucktes Werbematerial, Datenblätter und Prozessbeschreibungen.

So prasseln Informationen, Erklärungen und Anekdoten von allen Seiten auf den Mitarbeiter ein. Was nichts Schlechtes ist; die Kollegen meinen es ja schließlich gut! Sie wollen helfen, den neuen Mitarbeiter aufzuklären und ihm das Gefühl geben: du gehörst jetzt dazu. Unbedingt soll es dabei bleiben! Doch für den Neuen ist es mitunter schwer, die Informationen zu behalten und richtig einzuordnen. Ein begleitender Onboarding-Kurs mittels E-Learning bietet die Grundlage, um die neuen Informationen einzuordnen und merkbar zu machen. Nicht schlimm, wenn sich manches wiederholt.

Der E-Learning Kurs schafft Sicherheit, weil der neue Mitarbeiter dort alles findet, bzw. wiederfindet, was er wissen muss. Weil er gleich die passenden Abbildungen und Erklärungen dazu bekommt. Und das Ganze in seiner eigenen Zeit durcharbeiten kann. Zum Beispiel auch wenn einmal niemand Zeit hat, um Dinge zu zeigen und zu erklären.

Ein paar Tipps, wie man den Onboarding-Kurs aufbauen kann:

  • Willkommensseite (sehr wichtig)
  • Einführung ins Unternehmen, Historie und Philosophie
  • Vorstellung einiger Mitarbeiter (mit Foto)
  • Hintergrundwissen. Vielleicht auch gleich mit Testfragen (müssen nicht unbedingt bewertet werden). Sie dienen der eigenen Reflexion. Weiß ich bereits genug? Oder muss ich mir da noch mehr Informationen holen?
  • Anleitungen – Schritt für Schritt (bloß nicht zu viele Informationen in einen Lernschritt! Lieber alles häppchenweise (Microlearning))
  • Testfragen am Ende
  • Ein nettes Zertifikat

Ein Beispiel eines Onboarding-Kurses bei einer fiktiven Firma:

2. Nachschlagwerk einrichten

Sie haben einen informativen Onboarding-Kurs eingerichtet und mit Testfragen versehen? Der neue Mitarbeiter hat alles mit Bravour bestanden und auch schon mit der Arbeit losgelegt? Glückwunsch, dann ist ein guter Anfang gelungen. Doch nach einigen Wochen stellt sich heraus, dass doch einige Aspekte noch nicht richtig verstanden und verinnerlicht wurden. Der neue Mitarbeiter traut sich leider kaum zu fragen, denn es wurde ja bereits alles erklärt. So schleichen sich Fehler ein, deren Erkennen und Ausräumen an Ihnen liegt.

Ein einfacher Ausweg: ermutigen Sie den Mitarbeiter, zum Onboarding-Kurs zurückzukehren. Es sollte kein „einmal-bestanden-und-fertig“ Kurs sein, sondern gleichzeitig auch ein Nachschlagewerk, das bei Bedarf aufgesucht wird (vgl. der sogenannte „moment of need“).

So sorgen Sie für eine digitale Wissenssammlung die zur Wiederkehr einlädt:

  • ansprechende Aufmachung
  • intuitive Navigation
  • strukturierter Inhalt mit aussagekräftigem Inhaltsverzeichnis
  • Schlagwörter für die Stichwortsuche
  • leicht verständliche Texte, die schnell nach relevanten Passagen abgesucht („gescannt“) werden können
  • hilfreiche, ausführliche Anleitungen (wenn möglich in Videoform)
  • klar formulierte Lernziele (was wird mit dem jeweiligen Wissen erreicht?)
  • Benachrichtigungen zu neu eingestellten Inhalten

3. Feedback sammeln

Das meiste Feedback zur Einarbeitung findet wahrscheinlich (hoffentlich) im persönlichen Austausch statt. Doch für Sie als Ausbilder bzw. Ansprechperson ist es nicht immer einfach, sich alle Rückmeldungen zu merken und beim nächsten Mal genauso gut oder ggf. besser umzusetzen. Genauso hat der betreffende Mitarbeiter mit Sicherheit manche Dinge, die er hatte sagen oder nachfragen wollen, bis zum Feedbackgespräch vergessen. Oder sie erscheinen ihm nun nicht mehr so wichtig, weil er auf irgendeine Art und Weise letztendlich doch eine Antwort erhalten hat.

Regen Sie doch einmal an, Feedback direkt im Onboarding-Kurs zu geben. Anzugeben, wo Lücken oder Unklarheiten bestehen. Nach weiterführenden Informationen zu fragen. Vorschläge für Verbesserung zu machen. Anregungen aus dem bisherigen Erfahrungsschatz zu geben. Als Ausbilder/Ansprechperson haben Sie die Möglichkeit, das Beste aus dem Feedback herauszuholen. Entweder indem Sie eine direkte Antwort auf die Anmerkung Ihres Mitarbeiters formulieren. Oder indem Sie den Kurs mit den gewünschten Informationen nachbessern. Letzteres hat auch den Vorteil, dass Sie den Kurs in verbesserter Form für nachfolgende Mitarbeiter einsetzen können.

Austausch als Grundlage für Zusammenarbeit
Austausch und Feedback schaffen die Grundlage für vertrauensvolle Zusammenarbeit und Verbesserungen der bestehenden Prozesse.

Fazit

Durch Bündelung von Informationen und Möglichkeiten, diese zum passenden Zeitpunkt abzurufen, machen Sie den Einarbeitungsprozess effizienter und angenehmer – für sich selbst wie für den neuen Mitarbeiter. E-Learning bietet dazu schöne Möglichkeiten, die das Wissen auch langfristig speichern und dem Mitarbeiter als Nachschlagwerk dienen. Nutzen Sie die frei gewordene Zeit für persönliche Feedbackgespräche mit Tiefgang. Und für die Nachbesserung des Kurses. Denn den können Sie für nachfolgende Mitarbeiter unmittelbar verwenden.

Dem Schulungsersteller auf der Spur: Die E-Learning Studie zum Download

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