Wann ist E-Learning die richtige Lösung zur Mitarbeiterschulung?

E-Learning Trends Sina Burghardt · vor 6 Monaten

Bedarf an Mitarbeiterschulung gibt es immer – sei es zur einmaligen Produktschulung, wiederkehrenden Compliance-Unterweisung oder Schulung, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden muss. Nicht immer bietet sich ein Seminar für Schulungszwecke an. Welche Vorteile E-Learning Ihnen für die Mitarbeiterschulung bietet, welche Nachteile es gibt und ob vielleicht ein Kompromiss die richtige Lösung für Ihr Schulungsvorhaben ist, lesen Sie in diesem Artikel.

Mitarbeiterschulung

6 Gründe für E-Learning

1. Standortübergreifendes Schulen

Ein Unternehmen mit bis zu 10 Nebenstandorten ist heute keine Seltenheit. Vielleicht kennen Sie das selbst. Sollen Mitarbeiter aller Standorte zum selben Thema geschult werden? Dann kommt im Falle einer Präsenzschulung einiges an Vorbereitung und Logistik zusammen: Tagungsort, Verpflegung, Verfügbarkeit der Teilnehmer (Dienstreisen, Urlaub…). Ganz zu schweigen von den Fehlzeiten der einzelnen Mitarbeiter, die vielleicht auch eine längere Anreise haben. Lassen Sie die Schulung stattdessen an jedem Standort einzeln stattfinden, stehen Sie anderen Herausforderungen gegenüber: die Mitarbeiterschulungen sind nun nicht mehr deckungsgleich. Jede Schulung fällt ein wenig anders aus, vielleicht weil ein anderer Trainer sie durchführt oder die Teilnehmer andere Fragen stellen und sich dadurch ein anderer Schwerpunkt ergibt. Außerdem findet kein Austausch zwischen den Mitarbeitern der verschiedenen Standorte statt.

Mit E-Learning hingegen fällt dieser enorme Planungsaufwand weg. Ich kann die Inhalte passgenau aufbereiten und dann standortübergreifend an alle Mitarbeiter verteilen. So habe ich stets die Kontrolle darüber, was wo gelernt wird. Die Qualität der Schulungen kann über Berichtsfunktionen kontrolliert werden. Und Urlaubszeiten spielen keine Rolle, da Mitarbeiter nicht an einen speziellen Zeitpunkt zum Lernen gebunden sind. Diesen Vorteil wissen besonders größere Unternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) zu schätzen und nutzen bereits zu rund 75% E-Learning zur Mitarbeiterschulung (vgl. Studie „Dem Schulungsersteller auf der Spur“). Vermutlich spielt hier der standortübergreifende Faktor eine größere Rolle als bei kleinen und mittleren Unternehmen

2. Regelmäßige Schulungen automatisieren

Viele Schulungen müssen von den Teilnehmern in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Dazu gehört neben Compliance Schulungen auch die Weiterbildungspflicht im Versicherungsbereich beruhend auf den IDD-Richtlinien. Die Insurance Distribution Directive (kurz IDD) legt eine Weiterbildungspflicht von mindestens 15 Zeitstunden pro Jahr fest. Wieso bieten Sie solche Pflichtschulungen nicht per E-Learning an?

Schauen wir uns die Vorteile, die sich daraus ergeben, doch etwas genauer an. Zunächst gliedern Sie die recht trockenen Themen in kleine Microlearning-Einheiten und gestalten die Mitarbeiterschulung schon dadurch ansprechender. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen mit Motivation danken. Zudem können sie ihre Lernzeiten flexibel gestalten. Aber auch für Sie als Schulungsersteller gibt es Vorteile: Aktualisierungen haben Sie schnell in Kurse eingefügt, sodass die Inhalte stets auf dem neusten Stand sind. Haben die Teilnehmer den Kurs bestanden, bekommen sie ein entsprechendes individualisiertes Zertifikat, mit dem sie ihre Teilnahme nachweisen können. Diese Nachweise müssen Sie allerdings nicht händisch erstellen, das macht die Software (z. B. ein LCMS, siehe Begriffsübersicht) automatisch für Sie. Als Arbeitgeber sehen Sie über die Berichtsfunktion, welche Mitarbeiter den Kurs bereits bestanden haben oder wer schon mit dem Lernen begonnen hat. Vielleicht ist hier noch eine Abstimmung mit dem Betriebsrat nötig, wer genau welche Berechtigungen innerhalb der Plattform bekommt, sodass der Datenschutz der Mitarbeiter stets gewahrt wird.

3. Inhalte einfach aktuell halten

E-Learning hilft bei der schnellen Umsetzung von Trainingsvorhaben. Während Präsenzschulungen meist lange Vorbereitungszeiten erfordern – wir haben uns ja schon Gedanken zur Logistik und dem Planungsaufwand gemacht – können Sie einen E-Learning Kurs in kürzester Zeit aufsetzen und durchführen. Das hat z. B. das Partnertraining der BetterDoc GmbH für die AOK Hessen gezeigt: hier schafften es die BetterDoc Mitarbeiter, innerhalb von drei Wochen Kurse aufzusetzen und fertig zu stellen, sodass AOK Hessen Mitarbeiter zum Service geschult werden konnten.

Gleiches gilt für die Aktualisierungen von Inhalten. Diese haben Sie schnell und einfach eingearbeitet und dadurch, dass die Kurse online durchgeführt werden, arbeiten alle Teilnehmer stets mit der aktuellsten Version.

Schulungsmaterial stets aktuell zu halten, ist sicherlich keine leichte Aufgabe. Bedingt durch den digitalen Wandel müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter ständig weiterbilden. Die stetigen Veränderungen verlangen den Mitarbeitern stets neue Kompetenzen ab. Diese können Sie durch E-Learning Maßnahmen gut abdecken, sodass die betriebliche Weiterbildung schnell zum Teil des Arbeitsalltags wird. Wird Schulungsbedarf frühzeitig analysiert, stehen mit E-Learning der schnellen Umsetzung keine Hindernisse im Weg.

4. Individuelles Lernen

Wir haben bereits festgestellt, dass Teilnehmer im E-Learning nicht an Fortbildungszeit und –ort gebunden sind. Das gibt dem Lernenden ein bestimmtes Maß an Freiheit. Fast noch wichtiger aber ist, dass „individuelles Lernen“ stattfinden kann. E-Learning fördert das. Die Kurs-Teilnehmer richten sich nach ihrem jeweiligen Lernbedarf und –tempo. Sind die Lerninhalte dann noch in übersichtliche Microlearning Einheiten gegliedert, ist auch Wiederholung und Vertiefung einzelner Themengebiete ohne großen Aufwand möglich.

Inhaltsverzeichnis
Im Inhaltsverzeichnis sehen Teilnehmer die einzelnen Lernschritte und ihren Fortschritt.

Ihre Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, bedarfsgerecht zu lernen. Tritt im Verlauf des Arbeitstags eine Frage auf, hat der Mitarbeiter sich diese womöglich einfach mit einem gezielten Rückblick ins E-Learning selbst beantwortet, da er jederzeit Zugriff auf die Inhalte hat. So kann das Abrufen einer konkreten Information aus der Mitarbeiterschulung beispielsweise die Recherche im Internet ersetzen. Vorteil: Die Informationen im Kurs sind von Ihnen geprüft.

Zusätzlich bietet eine Kommentarfunktion die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Diese können dann sowohl von anderen Teilnehmern als auch von Trainern beantwortet werden, wodurch ein direkter Austausch entsteht. Bisher wird fehlender persönlicher Kontakt noch zu über 50% als Nachteil von E-Learning gesehen, wenn Schulungsverantwortliche befragt werden (vgl. Studie).

5. Eigenverantwortliches Lernen fördern

Entgegen der weitverbreiteten Meinung, dass Mitarbeiter kein oder kaum Interesse an Weiterbildungsmaßnahmen haben, machen sie gerne von angebotenen E-Learning Kursen Gebrauch. Hier sind auch kaum Unterschiede zwischen den Generationen zu sehen: sowohl jüngere als auch ältere Mitarbeiter stehen digitalen Weiterbildungsangeboten offen entgegen (mehr dazu im Artikel zur Generation Y).

Bieten Sie ein breites Schulungsangebot an, von welchem Ihre Mitarbeiter selbstständig Kurse auswählen können. Das führt in vielen Fällen zu zufriedeneren Mitarbeitern. Beispielsweise kann Ihr Unternehmen davon profitieren, wenn E-Learnings unabhängig von der Hierarchie gewählt werden können. Das fördert die Transparenz.

6. Kosten sparen mit E-Learning

Gerade Präsenzschulungen sind häufig mit hohen Kosten verbunden: Seminarräume, Reisekosten, Trainer. Häufig werden Schulungen aus diesen Gründen lediglich für Fach- und Führungskräfte angeboten, andere Mitarbeiter bleiben auf der Strecke. Mit E-Learning Angeboten können Sie hingegen den Weiterbildungsbedarf in allen Hierarchieebenen decken und dabei kostengünstig bleiben.

Natürlich gibt es auch im E-Learning Bereich unterschiedliche Lösungen, die sich auch preislich unterscheiden. Von Open Source Software bis hin zu maßgeschneiderten Komplettpaketen ist alles dabei. Für eine passgenaue Lösung sprechen Sie Ihre Anforderungen am besten mit den Anbietern ab.

Was die Kursinhalte betrifft gilt: Vorgefertigte Inhalte sind oftmals günstiger als individuelle Produktionen. Andererseits kann es sinnvoll sein, das bereits vorhandene Wissen von langjährigen Mitarbeitern an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Das gibt den Kursinhalten auch den nötigen Praxisbezug für das Unternehmen– das können vorgefertigte Inhalte einfach nicht leisten. Wieso also nicht Schulungen nach dem Do-It-Yourself Prinzip selbst produzieren? Der Marketing-Manager erstellt die Kurse für sein Team selbst, die Sales-Expertin entwickelt die Mitarbeiterschulung für den Vertrieb. Und vielleicht wird sogar der Geschäftsführer zum Schulungsverantwortlichen, wenn es um das Onboarding oder die Firmenstrategie geht?

Achten Sie bei der Auswahl der Software aber unbedingt auf Skalierbarkeit. So können Sie bedarfsgerecht Anpassungen vornehmen, z. B. wenn doch mehr Mitarbeiter geschult werden müssen als ursprünglich geplant.

Was spricht dagegen?

Wenig persönlicher Austausch

Als Nachteil bei der E-Learning Nutzung für Mitarbeiterschulungen werden vor allem der fehlende persönliche Kontakt und die fehlende Gruppendynamik genannt, fragt man bei Schulungsverantwortlichen nach (vgl. „Dem Schulungsersteller auf der Spur – Die umfassende Studie zur internen Schulungserstellung in Unternehmen“).

Sicherlich sind die Möglichkeiten zum Austausch zwischen den Schulungsteilnehmern untereinander sowie zwischen Teilnehmern und Trainer beim Online-Training eingeschränkt. Allerdings bieten die meisten Software-Lösungen Möglichkeiten zum Austausch und zur Interaktion an. Hierzu zählen Fenster für Kommentare oder private Nachrichten, die zur Diskussion anregen und Austausch entstehen lassen. Darüber hinaus ist es immer eine gute Idee, nach Möglichkeit auch echte Treffen in den Lernplan einzubinden. Das Blended Learning Konzept (siehe unten) kommt hierbei zur Anwendung.

Skills und Technik zur Erstellung benötigt

Ganz ohne Vorbereitung geht es beim E-Learning natürlich nicht. Einerseits wird Technik benötigt, andererseits auch das nötige Know How, um die Software fachmännisch anzuwenden. Viele Schulungsverantwortliche greifen daher bei der Erstellung auf Fachkräfte zurück und erstellen die Mitarbeiterschulungen nur in rund 20% der Fälle selbst. Das dann meist gemeinsam mit anderen (vgl. Studie).

Die größte Hürde für die eigene Erstellung von E-Learning Kursen für Mitarbeiter ist die Annahme, die Erstellung und Softwarebedienung sei zu kompliziert und benötige Hilfe von der IT. Dahingegen stehen benutzerfreundliche LMS, die auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse eine einfache und intuitive Kurserstellung ermöglichen. Beispielsweise kann PowerPoint als Editor genutzt werden und eine Präsentation automatisch zum Kurs konvertiert werden. Solche Funktionen stehen bei den Anwendern aber bisher weniger im Fokus. Als wichtigste Grundlage für E-Learning Kurse wird Video angesehen, gefolgt von Dokumenten und Tests.

Tutorial: PowerPoint in E-Learning Kurs umwandeln (weitere Tutorials im Coursepath YouTube Channel)

Lernplattform aktuell halten

Schulungsverantwortliche haben die Befürchtung, dass Inhalte häufig angepasst werden müssen und sehen hierin einen Nachteil des E-Learnings. Auch hierfür gibt es technische Lösungen. Bei einer All-in-one-Lösung, wie E-Learning Software oder LCMS, können Aktualisierungen schnell und einfach eingearbeitet werden und stehen den Teilnehmern dann unmittelbar online zur Verfügung.

Soweit zum Inhalt, aber was ist mit Teilnehmerlisten? Die müssen ja ebenfalls stets aktuell gehalten werden. Hier eignet sich zum Beispiel die Verknüpfung von bereits vorhandenen unternehmensinternen Systemen (z. B. HR-Management). Über API-Schnittstellen lassen sich neue Mitarbeiter auch automatisch dem Lernmanagementsystem zufügen. Übrigens: auch ohne automatisches Hinzufügen kann die Aktualisierung effizient ablaufen. Eine beliebte Methode ist die Aktualisierung der Teilnehmerlisten über Excel-Dateien. Wie das funktioniert, beschreibt dieser Artikel sehr anschaulich.

Blended Learning als Kompromiss?

Häufig setzen Unternehmen bei Mitarbeiterschulungen auf eine Kombination aus Präsenzanteil und E-Learning. Die Gewerbeschule Sioo ergänzt Meetings und Workshops sehr erfolgreich mit E-Learning Kursen zur Vor- und Nachbereitung. So frischen die Teilnehmer ihr Wissen je nach Bedarf vorab auf. Nur so nämlich sind zu Beginn des Workshops alle Teilnehmer auf demselben Nenner. Und nach der Sitzung dienen E-Learning Inhalte als besseres Handout: Testfragen sind integriert und bei Bestehen wird ein Zertifikat ausgegeben. Im Diskussionsforum lassen die Teilnehmer den Workshops Revue passieren und können zusätzlich auch Feedback abgeben.

Interaktion zwischen den Teilnehmern und den Trainern ist für Sioo – wie für andere Unternehmen – nämlich nicht nur während des Präsenzteils wichtig. Es wird zum Austausch angeregt, damit Qualifizierungsmaßnahmen auch wirklich verstanden und verinnerlicht werden. Dazu werden (Test-) Fragen eingestellt und auch die Kommentarfunktion lädt zu spontanen Reaktionen ein. Je besser Teilnehmer einander kennen, desto bereitwilliger nutzen sie die digitalen Interaktionsmöglichkeiten. Somit sind Kennenlernrunden und ergänzende Vor-Ort Seminare – soweit logistisch und kostentechnisch machbar – für den Erfolg des E-Learnings unbedingt zu empfehlen.

Vor- und Nachteile von E-Learning

Fazit

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten deckungsgleich schulen wollen, bietet sich E-Learning als effiziente und zielführende Lösung an. Für Ihre Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil, individuell und eigenverantwortlich lernen zu können. Bedenken gibt es, wie wir in einer Studie festgestellt haben, meist bezüglich des persönlichen Austauschs. Aber entgegen der verbreiteten Meinung, dieser fehle bei E-Learning gänzlich, können sich Mitarbeiter mit den richtigen Tools und Anregungen auch online hervorragend austauschen. Und auch das Blended Learning Konzept schafft gute Bedingungen fürs Miteinander-Lernen.

Ganz nebenbei lassen sich wiederkehrende Schulungen mit E-Learning automatisieren und Sie sparen Kosten bei der Produktion. Überlegen Sie einmal, welches Wissen in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist und ob es sich für Sie anbietet, E-Learning Kurse unternehmensintern zu erstellen. Das immer beliebtere DIY-Prinzip findet schließlich auch bei Weiterbildungsmaßnahmen Anklang. Auch die Aktualisierung der Inhalte stellt mit einem benutzerfreundlichen E-Learning System kein Hindernis dar. Mit ein klein wenig Selbstvertrauen ist die Mitarbeiterschulung also im Handumdrehen zum DIY-Projekt geworden, das Sie selbstständig führen und handhaben.


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