Das neue DIY Denken in Unternehmen – Teil 2

E-Learning Trends Annika Willers · vor 2 Jahren

7 Online-Tools mit denen Mitarbeiter Dinge selbst in die Hand nehmen

Do-It-Yourself (DIY) wird bei Unternehmen und Mitarbeitern immer beliebter (siehe Teil 1 dieser Serie). Mit den richtigen Tools sind kreative Projekte schnell selbst erstellt – meist günstiger und motivierender als extern. Wir stellen 7 praktische Online-Tools vor, die Mitarbeiter zu effektiven Projektarbeiten wie Kurserstellung oder Video-Produktion befähigen.

DIY mit einfachen Tools

7 Online-Tools im Überblick

Eine Auswahl an Tools, mit denen „Empowerment“ erreicht wird – selbstständiges Handeln bei unternehmensbezogenen Projekten.

  1. WordPress
  2. MailChimp
  3. Magzmaker
  4. Camtasia
  5. Canva
  6. Coursepath
  7. Viadesk

Mit WordPress zum Webauftritt

Für viele hat WordPress den Grundstein für DIY bei professionellen Webauftritten gelegt: erstmals wurden Blogs und Websites großflächig von Nicht-Programmierern erstellt. Das Content Management System hat sich durch intuitive Benutzerführung und ein Open-Source Prinzip in vielen Bereichen beliebt gemacht und wird mittlerweile weltweit von Bloggern und Unternehmen für ihre Websites genutzt.

Eine Vielzahl an Plug-Ins wie Yoast unterstützt die Möglichkeiten, sich effektiv im Web zu positionieren. Dadurch wird zum Beispiel auch SEO (die optimale Aufbereitung einer Webseite für Suchmaschinen wie Google) zum Kinderspiel; selbst für Marketing-Anfänger. Ein weiteres Beispiel: Produktseiten mit konkreten, sich häufig ändernden Informationen. Hier können Mitarbeiter dank Tools wie WordPress selbstständig neue Informationen eintragen, Bilder austauschen, Links hinzufügen etc. Das hält nicht nur die Prozesse schlank, sondern gibt Mitarbeitern auch ein Gefühl von Zuständigkeit und Verantwortung, das sich positiv auf Motivation und Zugehörigkeitsgefühl ausübt.

Mit MailChimp zur schöneren E-Mail Kampagne

E-Mails sind nach wie vor ein wichtiges Kommunikations- und Werbemittel, doch oft sind sie langweilig formatiert oder lassen sich auf Handys und Tablets schlecht darstellen, wo sie Bilder überspringen oder Textblöcke verzerren. Ganz zu schweigen von der Erstellung solcher Mailings. MailChimp ist ein Online-Tool zum schöneren Gestalten von E-Mails, auch für DIY-Anfänger. Kampagnen lassen sich mithilfe von Templates und Previews problemlos anlegen, testen und wiederverwenden.

Damit gewährleistet der Ersteller einer Mail auch die Darstellung im „Responsive Design“, also der automatischen Anpassung seiner Inhalte entsprechend der Bildschirmgröße des Empfängers. Dieses lässt sich ohne Tools kaum bewerkstelligen, doch die meisten Online-Dienste – und so auch MailChimp – haben sich darauf eingestellt. Wie viele Online-Tools verfügt auch MailChimp über ein praktisches Reporting, mit dem das Nutzerverhalten (z. B. wie oft die Mail geöffnet wurde, welche Links angeklickt wurden oder wer sich neu an- oder abgemeldet hat) nachvollzogen werden kann. Hieran zeigt sich, dass Mitarbeiter nicht nur Prozesse selbstständig verbessern können (z. B. durch zeitgemäße Mails) sondern auch die Kontrolle über Wirkung und Nutzen behalten.

Mit Magzmaker Magazine gestalten

Um von starren PDFs und uninspirierenden Websites loszukommen, wurde das Online-Tool Magzmaker entwickelt, mit dem interaktive und lebendige Formate selbst erstellt werden können. Ob als Corporate Magazin, Broschüre oder Jahresbericht, den Machern geht es vor allem um eins: ein zusammenhängendes Format, das durch Videos, Animationen, Pop-Ups und auch Umfragen zum Lesen und Schmökern einlädt und Spannung in die Unternehmenskommunikation bringt; selbstverständlich vollständig responsive.

Kreative und interaktive Elemente wurden bislang meist Designern und Programmierern überlassen. Dabei sind multimediale Werke wie Online-Magazine gar nicht schwer zu erstellen, wenn man das passende Werkzeug wählt. Magzmaker hat sich auf die einfache Erstellung von solchen Magazinen spezialisiert. Mitarbeiter können somit selbst ein interaktives Leseerlebnis kreieren. Dazu gehört das Anlegen von Seiten, die automatisch zu einem „blätterbaren“ Format zusammengefügt werden und das Nutzen verschiedener Templates, die lediglich mit Bildern, Videos, Texten oder Umfragen gefüllt werden müssen. Ein gutes Beispiel für Mitarbeiter, die einen einfachen Zugang zu technischen Mitteln suchen, um selbst mehr Kreativität und Schaffenskraft in ihre Arbeit zu legen.

Mit Camtasia eigene Filme produzieren

Videos gehören zu den wichtigsten Elementen, nicht nur der Unternehmenskommunikation. In sozialen Netzwerken und auf Websites sind sie beliebt, werden oft geteilt und selbst unterwegs gern angeschaut. Umso wichtiger ist es daher für Unternehmen, regelmäßig Video-Content zu produzieren und in den verfügbaren Kanälen zu verbreiten. Auch für anderes Unternehmensmaterial wie Schulungen werden Videos benötigt, die den Inhalt visuell ansprechend und kurzweilig darstellen.

Um dem Bedarf an vielen und schnell produzierten Videos gerecht zu werden, ist eine direkte Umsetzung im Unternehmen meistens sinnvoll. Denn ein „Outsourcing“ an Filmemacher und Agenturen kostet nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit, da Anforderungen und Details an die Produktionsfirma übermittelt werden müssen. Schneller geht es oft, wenn diejenigen Mitarbeiter die Fachwissen und Informationsmaterial besitzen, Videos selbst produzieren. Hierfür sind Tools wie Camtasia äußerst praktisch. Schneiden und Editieren sind ein Leichtes. Zusätzlich kann auf einfache Mittel wie Screencasts (Bildschirm abfilmen) zurückgegriffen werden, um z. B. die Benutzung von Software zu erläutern. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit, aus einfachem Material informative Filme zu erstellen.

Mit Canva zum schnellen Bildmaterial

Auch der Bedarf an Bildmaterial hat sich in Unternehmen enorm erhöht. Blogbeiträge, Einladungen und Tweets kommen kaum noch ohne Bilder aus, ganz zu schweigen von Werbematerial wie Flyern, Online-Magazinen oder Bannern. Bildmaterial lässt sich durch (Handy)Kameras, Screenshots und Downloads aus dem Internet schnell beschaffen und auch bearbeiten kann man es mittlerweile sehr einfach mit verschiedensten vorinstallierten oder Browser-basierten Tools.

Canva ist ein Online-Tool, mit dem Bildmaterial in Grafiken, Präsentationen, Poster oder Social-Media Banner umgesetzt werden kann. Wie auch der Slogan „Empowering the world to design“ andeutet, gibt das Tool jedem die Möglichkeit, selbst zu designen, und das ohne Software zu installieren, Design-Kenntnisse zu besitzen oder über Symbole, Formen, Schriftarten o. ä. zu verfügen. Ein Beispiel von Empowerment der einfachsten Art: statt Entwürfe an Designer abzugeben oder die Installation aufwendiger und teurer Software anzufragen, können Mitarbeiter zumindest eigene Entwürfe anfertigen und einen Grundstock an Bildmaterial anlegen. Ob später doch noch Designer dazu genommen werden sollen, bleibt dem Unternehmen und der Situation überlassen, doch zumindest ist ein Anfang gemacht und der Mitarbeiter kann genau das Material anlegen, das er für seine Kampagne braucht.

Mit Coursepath selber Schulungen erstellen

Auch online durchgeführte Schulungen gehören mittlerweile in die Rubrik Selbsterstelltes und Selbst-Verwaltetes. Seit jeher werden Einarbeitung und Kurse zu Produkten und Sicherheit in Mitarbeiterhände gelegt, da das Fachpersonal sich auskennt und Rückfragen kompetent beantworten kann. Doch wenn es um offizielle Qualifizierung und Bestätigung der gewonnenen Kenntnisse geht, z. B. mittels Online-Kursen mit entsprechenden Testfragen, wird die Erstellung schnell an Externe abgegeben. Dabei ist das gar nicht mehr notwendig: Mitarbeiter können ohne weiteres auch Online-Schulungen selbst erstellen und Testfragen einbauen, die neue Kollegen, Auszubildende oder Unternehmenspartner selbstständig beantworten müssen.

Unterstützung kommt von Online-Tools wie Coursepath. Hier tragen Unternehmen ihre eigenen Inhalte in ein bestehendes Learning Management System (LMS) ein oder noch einfacher: konvertieren bereits vorhandene PowerPoint-Folien oder PDF-Dateien. Die erstellten Kurse werden mit Multimedia und Testfragen angereichert und den eingeladenen Teilnehmern online zur Verfügung gestellt. Das System kontrolliert dann, ob die Teilnehmer alle Schritte durchlaufen und mit welchem Erfolg sie die Fragen beantwortet haben. Am Ende gibt es ein je nach Ergebnis ein Zertifikat. Das Unternehmen hat im Verlauf der Kurse stets eine Übersicht der Performance aller Teilnehmer.

Mit Viadesk Projektgruppen aufstellen

Bei der internen Abwicklung von Projekten wie den oben beschriebenen kommt es vor allem auf eines an: gute Koordination und Kommunikation mit den Kollegen und Projektpartnern. Grade wenn Mitarbeiter solche Projekte erstmals selbst in die Hand nehmen, sind sie auf Mithilfe und Feedback angewiesen und revidieren Entwürfe oft mehrmals bevor es zu einem offiziellen Konzept kommt.

Das Intranet ist meist ein geeigneter Ort, um Entwürfe und Material in einem geschützten Raum zu teilen und selbstverständlich auch die fertigen Produkte publik zu machen. Doch kommt es bei der Projektvorbereitung und -abwicklung neben der Verwaltung und Sichtbarkeit vor allem auf soziale Interaktion an. Ein Social Intranet wie Viadesk motiviert zu solchem Austausch, indem es Kommentare, Likes und Aktualisierungen immer direkt mit anzeigt. Auch wird mittels Nutzertagging der Wunsch nach Feedback mitgeteilt wird. Ebenfalls können Nutzer als Experten auf einem Gebiet hinterlegt und bei Bedarf schnell gefunden werden. Eine Plattform wird somit zum Tool: es ermöglicht zielgerichteten und einfachen Austausch über Projektergebnisse. Außerdem wird bei eingestellten Inhalten automatisch angezeigt, um welche Version es sich handelt und ob sie mit einer Notiz versehen ist, z. B. dass eine Version bereits freigegeben wurde. So können Mitarbeiter ihrer Kreativität freien Lauf lassen, ohne dass Übersichtlichkeit oder Kooperation unter Projektpartnern zu gefährden.

Viadesk Projektgruppen

Beispiel einer Projektgruppe in Viadesk

Fazit

Bei der internen Abwicklung von Projekten wie den oben beschriebenen kommt es vor allem auf eines an: gute Koordination und Kommunikation mit den Kollegen und Projektpartnern.Verschiedenste Tools helfen bei der selbstständigen Anfertigung von Entwürfen, Material und zeitgemäßer Unternehmenskommunikation. Sie unterstützen einerseits das kreative Schaffen selbst und bringen damit neue Motivation ins Arbeitsleben – eine wichtige Voraussetzung für das Halten grade junger Mitarbeitergenerationen. Andererseits verändern sie die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern. Manchmal scheint es, als ob DIY-Arbeiter Programmierern und Designern Arbeit „wegnehmen“ indem sie dringende Aufgaben selbst erledigen, die sie zuvor an Kollegen oder Externe abgegeben haben.

Doch bedeutet ein eigenständig entworfenes Konzept oder Beispielbild nicht gleich, dass die Unterstützung durch Dritte obsolet wird. Sie wird anders eingesetzt, vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt, oder für hinzukommende Projekte. Solange beides – Bedarf an Material und Wunsch nach Mitwirken und Kreativität – besteht, bieten Online-Tools eine sinnvolle Unterstützung zum Entwerfen und Produzieren. Durch Empowerment des einzelnen, aber auch durch Abstimmung mit anderen (z. B. durch Log-in verschiedener User in derselben Umgebung), wird ein kreativer Schaffensprozess im Unternehmen angeregt, der zeitgemäße Projekte ermöglicht und dabei entstandene Produkte kontinuierlich verbessert.

Annika Willers

Annika Willers

Medien- und Kommunikationsexpertin mit Schwerpunkt Informationsverhalten im Netz. Ich freue mich auf Ihre Fragen oder Anregungen.

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