Passgenaue Kursauswertung – jetzt mit gespeicherten Filtern und automatischen Berichten

Produkt News Sina Burghardt · vor 1 Woche

Mit einfachen Übersichten und Excel-Reports hilft Coursepath Ihnen bei allen Themen rund um die Auswertung Ihrer Kurse. Teilnehmerdaten und Kursfortschritt bilden die Grundlage – aber die Auswertung verfügt über noch zahlreiche weitere Angaben. So können Sie nahezu jedes Detail Ihrer E-Learning Kurse auswerten.

Auswertung E-Learning

Berichte zum Download

Mit den vorgefertigten Berichten in Coursepath steht Ihnen mit nur wenigen Klicks eine Excel-Datei zum Download zur Verfügung. Bei einer großen Teilnehmerzahl können diese Berichte aber schnell sehr umfassend ausfallen. Vielleicht erhalten sie unter Umständen auch Details, die für Sie speziell gerade keine hohe Priorität haben. Oder aber es sind vertrauliche Details enthalten, die einen bestimmten Empfänger des Reportings nicht betreffen, die er oder sie vielleicht gar nicht einsehen darf.

Um hier eine passgenaue Kursauswertung nach Ihren Wünschen zu gestalten, bietet Ihnen Coursepath eine Vielzahl an Filtermöglichkeiten, die mit dem aktuellen Update (Mai 2019) noch erweitert wurden. Die Details zum Update und Anwendungsbespiele finden Sie in diesem Beitrag.

Ihr eigener, passgenauer Bericht

Nutzen Sie die detaillierten Filtermöglichkeiten auf Akademie- oder Kurs-Niveau, um passgenaue Reportings zu erhalten. So stellen Sie vorab ein, welche Kategorien oder Mitglieder in der Download-Datei zu finden sind. Aber das ist noch nicht alles. Mit dem neusten Update haben wir diese Filtermöglichkeiten noch weiter verbessert.

Filter

Punkt 1 der Verbesserung sind zusätzliche Filtermöglichkeiten, die Ihnen hiermit zur Verfügung stehen:

  • Zeitraum der Einschreibung „Eingeschrieben“
  • Zeitraum Kursbeginn „Begonnen“
  • Zeitraum Kursabschluss „Abgeschlossen“
  • Versuche
  • Felder

Dabei haben Sie die Möglichkeit bei den drei Bereichen „Eingeschrieben“, „Begonnen“ und „Abgeschlossen“ noch weiter zu filtern und den Zeitrahmen festzulegen. Entweder Sie nutzen dazu einen der drei voreingestellten Zeitrahmen „Heute“, „Diese Woche“ oder „Diesen Monat“, oder Sie spezifizieren einen individuellen Zeitrahmen mit Beginn und Ende.

Übrigens: Der Filter Versuche lässt Sie bestimmen, ob Sie alle Versuche der Teilnehmer im Bericht angezeigt bekommen oder aber nur den jeweils letzten Versuch.

Filter Versuche

Hinweis: Haben Sie schon den neuen „Filter“ Button entdeckt? Mit einem Klick auf diesen Button lassen sich die Filter in der linken Spalte ein- oder ausblenden.

Punkt 2 der Verbesserung betrifft die Excel-Downloads und die darin angezeigten Spalten. Stellen Sie Ihre Reports jetzt noch passgenauer zusammen, indem Sie vorab auswählen, welche Spalten in den Berichten angezeigt werden. Nutzen Sie hierzu den Filter Felder in den Berichten. Wählen Sie dann die Checkboxen der Spalten aus, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen.

Felder

Tipp: Mit den neuen Filtern haben Sie jetzt die Möglichkeit, bestimmte Parameter aus den Reportings zu entfernen. Das erleichtert Ihnen z. B. die Erstellung von Berichten für externe Prüfer, die ggf. die Qualität Ihrer Prüfungen beurteilen sollen ohne aber personenbezogene Daten einsehen zu können. Speichern Sie entsprechende Berichte einfach in Ihren persönlichen Filtern ab.

Filter speichern und wiederherstellen

Sie filtern doch immer wieder die gleichen Gruppen heraus? Oder suchen immer wieder dieselben Lernschritte zu bestimmten Nutzergruppen? Ab sofort wird Ihnen die Arbeit viel leichter von den Fingern gehen, da Sie (häufig genutzte) Filtereinstellungen abspeichern können.

Um Ihre persönlichen Filter abzuspeichern, folgen Sie einfach den hier angegeben Schritten:

  1. Berichte auswählen
    • Klicken Sie dazu entweder in der Menüleiste der Akademie auf „Berichte“
    • Oder klicken Sie im Kursmenü auf Berichte und wählen Sie dort wiederum „Berichte“, so ist im ausgewählten Bericht bereits der Filter für den entsprechenden Kurs gesetzt
  2. Gewünschte Filter auswählen
  3. Speichern klicken
  4. Geben Sie einen Namen für den Bericht ein
    • Wählen Sie hier einen gut verständlichen Namen, der ggf. auch anderen Mitarbeitern erlaubt zu erkennen, um welchen Bericht es sich handelt (Statt „Bericht 1“ lieber „Bericht – Bezirksleitung Nord“)
  5. Speichern klicken
Bericht speichern

Einen so abgespeicherten Bericht können Sie über das Dropdown-Menü in den Berichten jederzeit wiederherstellen. Die gespeicherten Berichte sind hier nach den Kursen gegliedert, auf die sie sich beziehen. Berichte, die mehr als nur einen speziellen Kurs beinhalten, sind in der Auflistung direkt unter den vorgefertigten Berichten zu finden.

Dropdown menu

Vertrauliche Informationen herausfiltern

Probleme der Vertraulichkeit entstehen oft schneller als gedacht. Was passiert z. B. mit einem Kurs, der die Mitarbeiter mehrerer Bereiche oder Abteilungen gemeinsam abdeckt? Hier soll nicht jeder Bereichs- oder Abteilungsleiter alle Berichte, bzw. alle Teilnehmerdaten einsehen können.

Unser Tipp: Decken Sie entsprechende Berichte einfach über entsprechende Filter inklusive Feldern (Spalten im Excel-Download) ab. So erhält jeder Bereichs- oder Abteilungsleiter einen individuellen Bericht mit den Teilnehmer- und Fortschrittsdaten aus dem eigenen Zuständigkeitsbereich. Abteilungsfremde Personen erhalten diese Daten nicht.

Berichte automatisch per E-Mail versenden

Nach dem Speichern Ihrer individuellen Berichte, können Sie diese entsprechend automatisch per E-Mail versenden. Und das Beste: Der E-Mail Empfänger muss nicht einmal Mitglied der Akademie sein. D.h. ein Abteilungsleiter, der über den Lernfortschritt seiner Mitarbeiter informiert sein will, muss nicht notwendigerweise ein Trainer in der Akademie oder im Kurs sein.

Gehen Sie zum automatischen Versenden der Excel-Berichte wie folgt vor:

  1. Speichern Sie Ihren persönlichen Filter ab
  2. Geben Sie in der Maske die E-Mail Adresse des Empfängers ein
    • Mehrere Empfänger trennen Sie mit Kommata
  3. Wählen Sie den Zyklus zum Versenden der Berichte
    • Wählen Sie hier jeden ersten des Monats, jeden Montag oder täglich
mail

Statt bestimmte Berichte nach dem Download an die zuständigen Personen weiterzuleiten, können Sie das jetzt automatisch vom Learning Management System übernehmen lassen. Senden Sie beispielsweise den Bericht der Vertriebsmitarbeiter automatisch an den Abteilungsleiter Vertrieb oder lassen Sie dem Bereichsleiter West die Ergebnisse seines Teams zu Beginn jeden Monats zukommen.

Ein weiteres Beispiel: Sie haben zu Beginn des Monats neue Teilnehmer in Ihren Kurs eingeladen und möchten nun zu Beginn jeder Woche nachvollziehen, wer mit dem Lernen begonnen hat? Auch das lässt sich jetzt über automatische Berichte per Mail senden. Wählen Sie die gewünschten Filter und lassen sich den Excel-Report jeden Montag per Mail automatisch vom LMS zusenden.

Statistiken in neuem Look

Neuer Look, gleiche Daten: Die täglichen Aktivitäten und die Übersicht der Länder haben einen neuen Anstrich bekommen. Aber abgesehen vom Look hat sich hier nichts geändert.

Auch die Kreisdiagramme erstrahlen in neuem Glanz. Eine kleine Änderung mit großem Effekt gibt es hier noch zusätzlich: Beim Teilnehmer-Diagramm gibt es jetzt zwei Kreise ineinander. Während das äußere Kreisdiagramm die Statistiken zum Bestehen des Kurses anzeigt (bestanden, nicht bestanden, etc.), zeigt das innere Kreisdiagramm den Status des Kursfortschritts an (d.h. begonnen, abgeschlossen, etc.). Da beide Kreisdiagramme auf unterschiedliche Felder in der Datenbank zurückgreifen, können sich die Zahlen hier unterscheiden.

Ein Beispiel: Wenn Teilnehmer vom Trainer manuell auf bestanden gesetzt werden, können sie u.U. zwar bereits bestanden haben, jedoch den Kurs noch nicht abgeschlossen haben. Genauso kann ein Teilnehmer den Kurs abgeschlossen, aber nicht bestanden haben. Die Gesamtzahl der Teilnehmer ist in beiden Kreisdiagrammen (innen und außen) aber identisch.

Neue Wege zu bekannten Berichten: Exports an neuem Ort

Die vorgefertigten Berichte zum Download finden Sie jetzt im entsprechenden Menüpunkt.

D.h. zum Beispiel den Download der Teilnehmerliste erreichen Sie indem Sie den Menüpunkt „Mitglieder“ > „Mitglieder“ klicken. Links neben dem Button zum Hinzufügen neuer Mitglieder finden Sie einen „Excel herunterladen“ Button. Gleiches gilt auch für den Download der Voucher-Liste: Im Menüpunkt „Mitglieder“ > „Vouchers“ gibt es nun die Möglichkeit, die Liste herunterzuladen.

exports

Fazit

Vorgefertigte Berichte so einfach wie nie. Neben standardisierten Berichten zum Download richten Sie mit nur wenigen Klicks Ihren individuellen Bericht zum Download ein, speichern ihn ab und können so immer wieder auf ihn zugreifen. Und das Beste daran: diese Berichte können Sie sich in regelmäßigen Abständen automatisch vom LMS zusenden lassen.


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Manuel Yasli

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